Không ít doanh nghiệp khi bắt đầu chuyển đổi số, hay muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn đều nghĩ đến việc đầu tư phần mềm ERP. Vậy ERP là gì? Phần mềm ERP cho doanh nghiệp giúp quản trị hoạt động như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về giải pháp ERP để khai thác tối đa lợi ích mà hệ thống này mang lại.

Phần mềm ERP là giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp 

1. ERP là gì?

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) và phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, tích hợp các module quản lý quy trình kinh doanh cốt lõi như: kế toán, tài chính, chuỗi cung ứng, nhân sự, sản xuất,… Tất cả được quản lý trên một hệ thống và dữ liệu được kết nối với nhau.

Phần mềm ERP như một bộ não điện tử của doanh nghiệp, nó kết nối các bộ phận lại với nhau. Ví dụ, khi phòng kinh doanh nhập đơn hàng, phòng sản xuất và kế toán có thể truy cập thông tin để lập kế hoạch và theo dõi doanh thu, chi phí. Nhờ đó, các quy trình được thực hiện liền mạch, minh bạch, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp giúp quản lý thông tin và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc đưa phần mềm ERP ứng dụng trong doanh nghiệp còn giúp cung cấp các báo cáo tài chính kịp thời và chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định chiến lược cho phép lãnh đạo nhìn thấy toàn cảnh hoạt động vận hành.

2. Chức năng của các phân hệ trong hệ thống ERP 

Phần mềm ERP gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ có các chức năng riêng biệt nhưng hoạt động cùng nhau để tạo ra một hệ thống quản lý tích hợp và hiệu quả.

2.1 Phân hệ Quản lý tài chính (Financial Management):

Phân hệ này giúp tự động hóa các quy trình kế toán, quản lý dòng tiền, chi phí, thu nhập, công nợ phải thu/trả, đồng thời lập và lưu trữ các báo cáo tài chính quan trọng. Đặc biệt, dữ liệu từ các phân hệ khác như mua hàng, quản lý sản xuất sẽ được tích hợp, giảm thiểu thời gian nhập liệu và đảm bảo tính chính xác cao. 

Xem thêm: Xu hướng ứng dụng ERP trong quản trị kế toán mà doanh nghiệp cần biết

2.2 Phân hệ Quản lý sản xuất (Production Management):

Đây là phân hệ đảm nhận các chức năng lập kế hoạch sản xuất; phân bổ nguồn lực như máy móc, nguyên vật liệu và công cụ để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo kế hoạch. Trong quá trình sản xuất, hệ thống cập nhật tiến độ liên tục, theo dõi sản lượng thực tế so với kế hoạch để có những điều chỉnh phù hợp.

2.3 Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management):

Để có cái nhìn toàn diện về chất lượng lao động và nhân sự của doanh nghiệp, phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân viên, tiền lương và phúc lợi, đánh giá hiệu suất làm việc, và quy trình tuyển dụng và đào tạo. Phân hệ này tối ưu hóa quản lý nhân viên bằng cách tự động hóa các quy trình nhân sự, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Khi được tích hợp với phân hệ tài chính – kế toán, các quy trình khác như bảng lương, khen thưởng, trợ cấp, thuế thu nhập cá nhân cũng được báo cáo tự động.

2.4 Phân hệ Quản lý bán hàng (Sales Management):

Với phân hệ này, quá trình bán hàng và phân phối sản phẩm được hiệu quả thông qua các quy trình xử lý yêu cầu mua hàng, duyệt đơn, gói hàng, xuất hoá đơn, vận chuyển và theo dõi tình trạng đơn hàng. Ngoài ra, phân hệ này tăng cường quản lý đơn hàng, cải thiện quản lý khách hàng và phân tích doanh số. 

2.5 Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchasing Management):

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý đơn đặt hàng và nhà cung cấp, theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, và quản lý hợp đồng. Phân hệ này tăng cường quản lý nhà cung cấp, cải thiện quy trình mua hàng và nâng cao khả năng đàm phán giá cả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý từ các nhà cung cấp, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí trong quá trình mua hàng.

2.6 Phân hệ Quản lý bảo trì (Maintenance Management):

Phân hệ trong phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý bảo trì thiết bị, theo dõi và ghi nhận lịch sử bảo trì, quản lý dự phòng và vật tư bảo trì. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất thiết bị, giảm chi phí bảo trì, đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả của doanh nghiệp.

2.7 Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM):

Phân hệ này giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch và liên lạc, quản lý chiến dịch marketing và cung cấp dịch vụ khách hàng. Phân hệ cũng quản lý quá trình chăm sóc khách hàng và tư vấn trực tuyến sau khi bán hàng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng cường tương tác và giữ chân khách hàng, từ đó nâng cao doanh số và lợi nhuận.

2.8 Phân hệ Quản lý dự án (Project Management):

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án, quản lý nguồn lực và chi phí dự án, theo dõi tiến độ và báo cáo dự án. Phân hệ giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí dự án; đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.

3. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP?

ứng dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị tốt hơn mà còn thúc đẩy số hóa, tăng tốc chuyển đổi số doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm ERP còn mang đến các lợi ích rõ rệt trong công tác vận hành và quản lý doanh nghiệp.

• Tích hợp và đồng bộ thông tin trên 1 hệ thống: ERP tập hợp mọi dữ liệu kinh doanh vào một nền tảng duy nhất, giúp quản lý thông tin chính xác và toàn diện.
• Tăng hiệu hiệu quả hoạt động: Các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp được tối ưu, dữ liệu được kết nối liên phòng ban, giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch: Cung cấp các công cụ kế toán và báo cáo tài chính chi tiết, hỗ trợ quyết định tài chính đúng đắn.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Thông tin được cập nhật liên tục và lưu trữ trên 1 hệ thống giúp quản lý tồn kho, logistics dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình cung ứng và tăng tốc độ vận hành các bộ phần quản lý cung ứng
• Tăng cường bảo mật và kiểm soát: Bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn các nguy cơ gian lận với các cơ chế bảo mật hiệu quả.
• Báo cáo, phân tích, đánh giá minh bạch: Hệ thống cũng tích hợp các công cụ phân tích, báo cáo để nhận diện, đánh giá rủi ro.. Nhà quản trị có thể nhanh chóng truy xuất thông tin, số liệu cần thiết để đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác, đáp ứng nhu cầu khách hàng và thị trường. 
• Cuối cùng, phần mềm ERP cho doanh nghiệp là công cụ lý tưởng hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh nhờ nền tảng linh hoạt, có khả năng mở rộng để đáp ứng mọi nhu cầu phát triển. Đồng thời có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu để đảm bảo hoạt động liên tục.

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn với hệ thống ERP

Trước sự lên ngôi của trí tuệ nhân tạo AI, IRTECH mang đến giải pháp phần mềm ERP AI ứng dụng công nghệ tiến tiến: Trí tuệ nhân tạo AI, Tự động hóa RPA, mobile app, dashboard trực quan hóa dữ liệu… giúp quản lý đến 80% nghiệp vụ trong doanh nghiệp trên 1 hệ thống duy nhất! Tất cả hoạt động được tối ưu và hỗ trợ tự động hóa thông minh, chatbot AI giúp truy xuất, hỗ trợ phản hồi nhanh dữ liệu, hệ thống dashboard báo cáo phân tích giúp trực quan hóa dữ liệu và hỗ trợ tối đa vận hành – quản lý, thúc đây nhanh tiến trình ra quyết định

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm về giải pháp phần mềm ERP AI thông minh, quản trị hiệu quả, liên hệ ngay đội ngũ IRTECH để tư vấn và dùng thử miễn phí!