Với kỳ vọng vượt qua mức 49 tỷ USD vào năm 2020, thị trường ERP được coi là tiền đề giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và mạnh hơn trong tiến trình chuyển đổi số. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc khai thác thông tin, thúc đẩy việc đưa ra các quyết định chiến lược một cách nhanh chóng, cải thiện hoạt động, gia tăng lợi nhuận của tổ chức. Vậy cùng IRTECH Việt Nam tìm hiểu về hệ thống ERP nhé!

Hệ thống ERP – Giải pháp tăng hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp

1. Hệ thống ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành tất cả các hoạt động như: việc truy xuất nguồn nguyên vật liệu, quản lý các hoạt động mua bán hàng hóa, quản lý hóa hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất và dự toán ngân sách, kiểm soát tài chính hay thậm chí là quản lý quan hệ khách hàng.

Xem thêm: Vai trò của giám đốc tài chính có bị thay thế bởi công nghệ?

Hay có thể nói, ERP sẽ cung cấp quy trình với nhiều chức năng giúp tổng hợp và đồng bộ thông tin từ nhiều nguồn vào một hệ thống nhất định. Hệ thống ERP cũng có khả năng phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban trong doanh nghiệp như nhân sự, tài chính, cung ứng, bán hàng, R&D,… mà quá trình kinh doanh cần phải có.

Với sự linh hoạt của ERP, các doanh nghiệp có thể xây dựng và triển khai giải pháp này dựa trên nhu cầu riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần hệ thống ERP khi:

• Khi thay đổi quy mô hoạt động
• Khi phát sinh vấn đề trong quản lý, quản lý hiệu quả hơn
• Doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống mới
• Cần cập nhật xu hướng quản lý kết hợp chuyển đối số.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP?

Đồng bộ cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp

Ở các doanh nghiệp, mỗi bộ phận hay phòng ban sẽ có những dữ liệu riêng, vì vậy khi kiểm tra sẽ gây nhiều sự khó khăn như: không xác định được lỗi do bộ phận nào hay lỗi ở đâu, không thể kiểm soát được triệt để dữ liệu. Hệ thống ERP sẽ giúp tổng hợp các dữ liệu từ mỗi phòng ban vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Từ đó, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, đối soát với nhau một cách dễ dàng, giảm thời gian trao đổi thông tin và các lỗi xảy ra cũng được xử lý triệt để hơn.

Chuẩn hóa thông tin về nhân sự

Việc quản lý thông tin nhân sự cũng trở nên thuận tiện hơn khi toàn bộ dữ liệu đã được tổng hợp. Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tính lương, thực hiện các nghiệp vụ quản trị nhân sự hiệu quả hơn. Giờ giấc làm việc của nhân viên luôn là vấn đề nhức nhối, đôi khi phòng Hành chính – nhân sự có những phương pháp theo dõi không sát sao gây nên những lỗi không đáng có. Và hệ thống ERP là phần mềm có thể hỗ trợ rất tốt trong công tác quản lý nhân sự này.

Xem thêm: RPA – Giải pháp tự động hóa SMEs Việt không nên bỏ lỡ

Hỗ trợ công tác kế toán chính xác hơn

Hầu hết các doanh nghiệp vẫn còn lưu trữ dữ liệu tài chính bằng giấy truyền thống hay file excel. Khi doanh nghiệp kiểm tra đối soát thông tin, dữ liệu qua giấy thì công việc trở nên phức tạp vì cần soát từng con số với đống giấy tờ rắc rối. Thậm chí, việc sử dụng file excel cũng sẽ gặp bất cập trong một số trường hợp dữ liệu quá lớn. Nhưng hệ thống ERP sẽ giúp giảm bớt được những sai sót không đáng có đó và giúp việc quản lý dữ liệu kế toán hiệu quả hơn.

Tích hợp thông tin của khách hàng

Hệ thống ERP sẽ giúp đơn hàng của khách sẽ được chuẩn hoá theo một lộ trình nhất định. Từ lúc nhận đơn đến lúc đơn hàng được đóng gói và giao đi và đến khi bộ phận tài chính xuất hoá đơn, mọi công đoạn đều được thực hiện tự động. Ngoài ra, toàn bộ thông tin sẽ được lưu lại và chuẩn hoá trên một nguồn dữ liệu duy nhất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn thông tin chính xác, đầy đủ và nhanh chóng hơn. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng theo dõi đơn hàng, giúp phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kinh doanh, phòng kho và bộ phận giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Xem thêm: Tối ưu chi phí ẩn – “Tảng băng chìm” của doanh nghiệp

Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Một dự án xây dựng hệ thống ERP có thể phân hệ, hoạch định và quản lý sản xuất, từ đó các công ty sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình hoạt động. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp sản xuất một cách thủ công, có thể dẫn đến tính toán sai và gây nên khó khăn trong quá trình sản xuất. Dẫn đến tình trạng chưa tối ưu về công suất của máy móc và công nhân làm việc, ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp.

Quá trình phát triển hội nhập xu hướng chuyển đổi số không phải là một điều mới mẻ nữa, các doanh nghiệp Việt Nam phải bắt buộc thay đổi để tồn tại và có thể tự tin sánh vai được với các doanh nghiệp ngoại đang xâm nhập ngày một nhiều hơn. 

Mỗi doanh nghiệp, mỗi thách thức, hãy để IRTECH đồng hành cùng doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn, ứng dụng công nghệ và phát triển bền vững. ĐĂNG KÝ NGAY để được đội ngũ IRTECH hỗ trợ tư vấn miễn phí!