Bước vào kỷ nguyên số, các doanh nghiệp đang ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa hoạt động, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị tài chính. Hệ thống Quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP nổi lên như giải pháp hàng đầu, mang đến những lợi ích đột phá cho công tác quản trị kế toán. Bài viết này sẽ vén màn xu hướng ứng dụng phần mềm ERP mà doanh nghiệp cần nên biết.

Phần mềm ERP – Chìa khóa cho quản trị kế toán hiệu quả

1. ERP là gì? Tại sao phần mềm ERP là chìa khóa vàng cho các doanh nghiệp

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hiểu đơn giản là một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động, hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và các khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Sự ra đời và phát triển phổ biến của phần mềm ERP đã giúp các tổ chức, doanh nghiệp có được hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu đầy đủ, liên kết, đồng bộ giữa các phòng ban, bộ phận, từ đó giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể, phục vụ tối đa công tác quản lý, điều hành.

Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả doanh nghiệp nên ứng dụng

2. Biến đổi quy trình kế toán tối ưu với phần mềm ERP

Kế toán đóng vai trò then chốt trong việc quản trị tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng các phương pháp kế toán truyền thống đang gặp nhiều hạn chế như: thủ công các quy trình truyền thống, thiếu tính đồng bộ dữ liệu, tốn nhiều thời gian và nhân lực, dẫn đến nguy cơ sai sót cao.

ERP – Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp nổi lên như giải pháp tối ưu cho bài toán quản trị kế toán trong thời đại công nghệ số. ERP giúp tự động hóa quy trình, kết nối các bộ phận chức năng, cung cấp tầm nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh.

Trong một doanh nghiệp, bộ phận tài chính – kế toán có trách nhiệm tổng hợp và nhập liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Quá trình này thường được thực hiện thủ công, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tổng thể ERP, những công việc này sẽ được tối giản đáng kể. Số liệu chỉ cần nhập một lần duy nhất và khi có sự thay đổi từ bất kỳ phòng ban nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

Nhờ có phần mềm ERP, công tác kế toán quản trị trở nên dễ dàng hơn nhờ khả năng thông tin được truyền tải thông suốt. Hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng tập hợp và truy xuất dữ liệu hoạt động hàng ngày của từng bộ phận, từ đó xây dựng định mức, lập kế hoạch linh hoạt, phân tích sự chênh lệch, dự đoán dòng tiền, xác định giá trị tương lai của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

Xem thêm: Văn phòng không giấy – Giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số cho doanh nghiệp

3. Tăng tốc hiệu suất với sự kết hợp giữa phần mềm ERP và tự động hóa RPA

Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP và tự động hóa RPA đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. ERP cung cấp nền tảng quản lý tổng thể, trong khi tự động hóa RPA lại giúp thực hiện các tác vụ một cách tự động, nhanh và chính xác. Có thể kể đến một vài nghiệp vụ như:

• Tự động hóa quy trình nhập liệu: công nghệ RPA có khả năng tự động nhập dữ liệu kế toán vào hệ thống ERP từ nhiều nguồn khác nhau như hóa đơn, biên lai, và chứng từ tài chính. Thay vì nhân viên phải thực hiện các tác vụ này thủ công, RPA giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

• Tích hợp dữ liệu thuế: RPA có thể tự động thu thập và nhập dữ liệu thuế vào hệ thống ERP, đảm bảo rằng các thông tin về thuế luôn được cập nhật và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn bị báo cáo thuế một cách chính xác.

• Quản lý hóa đơn và thanh toán: RPA có thể xử lý hóa đơn và thanh toán tự động, từ việc nhận diện và nhập liệu đến việc đối chiếu và ghi nhận vào hệ thống ERP. Điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công và tăng cường hiệu quả xử lý hóa đơn.

• Kiểm soát chi phí và ngân sách: RPA hỗ trợ trong việc tự động cập nhật và kiểm soát chi phí, giúp doanh nghiệp theo dõi ngân sách một cách hiệu quả. Hệ thống ERP có thể sử dụng dữ liệu này để phân tích và đưa ra các quyết định quản lý tài chính.

• Phân tích dữ liệu và báo cáo: RPA có thể tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, sau đó đẩy dữ liệu này lên hệ thống ERP. Từ đó, ERP sử dụng dữ liệu để tạo ra các báo cáo chi tiết và phân tích tài chính, hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định chiến lược.

4. Đưa doanh nghiệp bạn bắt kịp xu hướng 4.0 với giải pháp toàn diện từ IRTECH

Công ty phần mềm IRTECH mang đến cho bạn hai giải pháp đột phá, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng tầm quản trị doanh nghiệp với:

4.1. IRBOT – Tự động hóa quy trình bằng công nghệ RPA

IRBOT ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) tự động hóa thông minh các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại, giúp giải phóng nhân viên khỏi công việc nhàm chán và tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo hơn. Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý công việc, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao năng suất lao động. Theo dõi và quản lý hiệu quả các quy trình tự động hóa trong thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.

Xem thêm: IRBOT robot ảo tự động hóa quy trình RPA

4.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực thông minh ERP AI

ERP AI là hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, kết nối mọi bộ phận trong doanh nghiệp từ sản xuất, bán hàng, tồn kho, tài chính đến nhân sự,…Cung cấp tầm nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời. Đặc biệt, ERP AI ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) có Chatbot AI, hỗ trợ trả lời mọi câu hỏi thường gặp, hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Tự động hóa RPA đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả và độ chính xác của hệ thống ERP trong quản lý kế toán và thuế. Sự kết hợp giữa công nghệ tự động RPA và phần mềm quản trị tổng thể ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn hỗ trợ quản lý tài chính một cách toàn diện và chính xác hơn.

Đừng để quy trình thủ công làm cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ với IRTECH ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển vững chắc trên thương trường và trong tương lai.