Bạn đã từng nghe đến Công nghệ RPA nhưng chưa thực sự hiểu rõ về nó? Đừng lo, IRTECH sẽ bật mí tất tần tật về tự động hóa RPA – công nghệ đang làm thay đổi cục diện công việc của hàng ngàn doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá những lợi ích, chi phí, các bước triển khai Công nghệ RPA để nắm bắt cơ hội ứng dụng công nghệ 4.0 để tăng cạnh tranh trên thương trường nhé.

Hiểu rõ công nghệ RPA: Tự động hóa vận hành doanh nghiệp hiệu quả

1. Khám phá lý do doanh nghiệp nên chọn công nghệ RPA ngay bây giờ

Công nghệ RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ giúp con người có thể xây dựng, triển khai, quản lý các robot RPA. Những robot ảo này sẽ thực hiện những công việc có quy trình cố định hay những công việc lặp đi lặp lại như các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, quy trình có logic cố định như: các nghiệp vụ nhập liệu, đối chiếu, chuyển dữ liệu lên hệ thống hay sang các bộ phận, phòng ban…Đây vốn là các nghiệp vụ người lao động phải thực hiện mất nhiều thời gian trước đây. Từ đó, nhân sự có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, như phân tích dữ liệu, cải tiến quy trình hay các công việc có tính sáng tạo, chuyên môn cao

Bên cạnh đó, công nghệ RPA có thể đảm nhiệm các nghiệp vụ theo lịch trình, hẹn giờ, cần độ chính xác cao giúp giảm thiểu các lỗi thao tác và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình.

2. Nên chọn mua giải pháp RPA dạng dịch vụ hay mua trọn gói sẽ có lợi hơn?

Việc chọn mua RPA dưới dạng dịch vụ hay theo hình thức trọn gói, phụ thuộc vào nhu cầu và chiến lược của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn có chi phí ban đầu thấp và sự linh hoạt trong việc mở rộng quy mô, thì việc thuê dịch vụ RPA có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Trái lại, nếu doanh nghiệp của bạn cần kiểm soát hoàn toàn và có khả năng đầu tư ban đầu lớn, việc trọn gói giải pháp RPA có thể mang lại lợi ích lâu dài.

3. Các bước để đầu tư cho một giải pháp tiết kiệm chi phí hơn

Bước 1: Xác định quy trình cần tự động hóa:

Trước tiên, bạn cần xác định các quy trình lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp và xác định những quy trình nào tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhưng có thể tự động hóa. Các quy trình phù hợp để tự động hóa là những quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, và yêu cầu ít sự can thiệp của con người.

Đánh giá tiềm năng tiết kiệm chi phí và thời gian khi tự động hóa các quy trình này. Xem xét mức độ phức tạp và độ ưu tiên của từng quy trình để lập danh sách các quy trình cần được tự động hóa trước.

Bước 2: Lựa chọn công cụ RPA phù hợp

Tìm hiểu các giải pháp RPA có sẵn trên thị trường và so sánh tính năng, độ tin cậy, và khả năng tích hợp của chúng. Một số nhà cung cấp nổi tiếng bao gồm UiPath, Automation Anywhere và Blue Prism. Quyết định xem doanh nghiệp bạn nên trọn gói phần mềm RPA hay thuê dịch vụ RPA, và tiến hành triển khai.

Xem thêm: Tự động hóa quy trình – Sự phát triển lâu dài cho doanh nghiệp

Bước 3: Thiết kế quy trình tự động hóa

Sau khi chọn được công cụ, bạn cần thiết kế quy trình tự động hóa. Điều này bao gồm việc xác định các bước cụ thể mà robot sẽ thực hiện và cách thức tương tác với các hệ thống khác.

Lập kế hoạch triển khai: Lập kế hoạch chi tiết cho quá trình triển khai RPA, bao gồm việc cài đặt phần mềm, thiết lập các bot tự động và thử nghiệm các quy trình đã được tự động hóa. Đảm bảo rằng kế hoạch bao gồm các bước kiểm tra và đánh giá hiệu quả sau khi triển khai.

Đào tạo và hỗ trợ: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và quản lý hệ thống RPA. Đảm bảo rằng họ hiểu rõ các lợi ích của RPA và biết cách khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ này. Hỗ trợ liên tục từ nhà cung cấp dịch vụ RPA cũng rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và hiệu quả.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến

Sau khi triển khai, bạn cần đánh giá hiệu quả của giải pháp RPA và tìm cách cải tiến để tối ưu hóa quy trình. Đo lường các chỉ số hiệu quả như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi và chi phí tiết kiệm được. Lấy phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để hiểu rõ hơn về hiệu quả và những vấn đề cần cải thiện. Dựa trên phản hồi và kết quả đánh giá, liên tục cải tiến quy trình và robot để đạt hiệu quả cao nhất.

4. Bắt đầu với giải pháp RPA: Các chi phí cần biết!

Chi phí để bắt đầu sử dụng giải pháp công nghệ RPA phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm quy mô doanh nghiệp, phạm vi dự án và mức độ phức tạp của các quy trình cần tự động hóa. Dưới đây là một tổng quan chung về các loại chi phí mà bạn có thể gặp phải:

4.1 Chi phí ban đầu

Phân tích và lập kế hoạch: Trước khi triển khai giải pháp RPA, bạn cần thực hiện một phân tích chi tiết về các quy trình và xác định các khu vực có thể tự động hóa. Quá trình này có thể đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia và có thể tốn kém về thời gian và nguồn lực.

Thiết lập và triển khai: Chi phí này bao gồm việc cấu hình phần mềm, tùy chỉnh các robot RPA theo nhu cầu của doanh nghiệp và tích hợp RPA vào các hệ thống hiện có. Nếu bạn chọn thuê dịch vụ RPA, chi phí này thường được bao gồm trong gói dịch vụ.

4.2 Chi phí vận hành

Bảo trì và cập nhật: Giải pháp RPA vẫn sẽ cần được bảo trì để đảm bảo hoạt động mượt mà và cần thiết khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh quy trình hoặc kịch bản vận hành nghiệp vụ. Các bản cập nhật phần mềm và bảo mật cũng cần được thực hiện định kỳ. Nếu bạn thuê dịch vụ RPA, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cho phần này.

Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo: Bạn có thể cần hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố và đào tạo nhân viên để sử dụng và quản lý hệ thống RPA. Các nhà cung cấp giải pháp RPA thường cung cấp các gói hỗ trợ và đào tạo chuyên sâu.

4.3 Chi phí linh hoạt

Mở rộng và nâng cấp: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu tự động hóa cũng tăng theo. Việc mở rộng quy mô sử dụng RPA có thể tốn kém nếu bạn tự quản lý, nhưng nếu thuê dịch vụ RPA, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh mà không phải lo lắng về chi phí cơ sở hạ tầng.

Tóm lại, chi phí để bắt đầu sử dụng RPA có thể biến động tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp quyết định hình thức mua sắm: hình thức thanh toán dùng đến đâu trả tiền đến đó, hay mua trọn gói, có mua bảo trì không. Việc thuê dịch vụ RPA thường giúp giảm thiểu chi phí ban đầu và mang lại tính linh hoạt cao hơn trong quá trình vận hành và mở rộng.

Xem thêm: IRBOT robot ảo tự động hóa quy trình RPA

5. Định hình tương lai doanh nghiệp với giải pháp IRBOT tự động hóa công nghệ RPA

RPA là công nghệ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể bắt đầu hành trình tự động hóa quy trình kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

IRBOT tự động hóa – Trợ lý thông minh cho doanh nghiệp ứng dụng công nghệ RPA có thể làm việc 24/7 không nghỉ phép, sẽ góp phần giảm bớt thời gian làm việc của nhân sự, bên cạnh đó giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu, lưu trữ thông tin. Do đó giúp tối ưu nguồn lực con người và giúp có thể tập trung vào các nghiệp vụ chuyên môn cao, cần tính sáng tạo mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp của bạn luôn đi trước một bước trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp tự động hóa RPA và thiết lập một robot ảo – giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp của mình, ĐĂNG KÝ ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn chi tiết đến từ đội ngũ chuyên gia của công ty công nghệ IRTECH.