Là bộ phận “nặng gánh” nhất nhì với hàng tá loại giấy tờ hóa đơn và quy trình thủ công ngốn nhiều thời gian. Ứng dụng công nghệ để số hóa, tự động hóa doanh nghiệp dự báo sẽ là cuộc cách mạng công nghệ thay đổi nhiều bộ phận và đặc biệt là lĩnh vực kế toán doanh nghiệp.

Dự báo những công nghệ đắc lực cho phòng kế toán doanh nghiệp

1. Phòng kế toán “nặng gánh” vì giấy tờ và quy trình thủ công

Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm cho các công việc liên quan đến quản lý tài chính và xử lý các hoạt động kinh tế, tài chính, thuế phát sinh trong doanh nghiệp. Sau đó nhận sự kế toán sẽ đưa vào chứng từ kế toán dưới dạng phiếu thu, phiếu chi tiền, phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn bán hàng. 

Ngoài các khoản chi phí doanh thu, hóa đơn về kinh doanh, bộ phận kế toán còn theo dõi và quản lý các chi phí như lương, chi và khấu hao vật tư nội bộ… Từ đó, tổng hợp và hạch toán lên các phần mềm doanh nghiệp như: phần mềm kế toán, ERP, quản lý kho – vật tư…

Hiện nay đa số các nghiệp vụ kế toán còn thực hiện thủ công với nhiều công đoạn. Cùng với đó, lượng hóa đơn, chứng từ cần xử lý mỗi ngày là không hề nhỏ tạo nên áp lực không tên. Khi mà công việc không quá khó nhưng lượng công việc nhiều, dễ nhầm lẫn, sai xót hay thất lạc thông tin.

2. Những công nghệ đắc lực cho phòng kế toán doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp, các ứng dụng công nghệ lần lượt được đưa vào hỗ trợ cho các công việc kế toán. Từ đó cho phép kế toán cắt giảm được thời gian cho các công việc thủ công, có thể  tập trung nhiều hơn vào việc các công việc chuyên môn. Một vài ứng dụng phổ biến có thể kể đến hiện nay:

Thay đổi phương thức lưu trữ kế toán

Luật Kế toán (năm 2015) quy định về lưu trữ điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn nhằm phù hợp với sự phát triển của công nghệ.  Bên cạnh đó, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 đã quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022. Theo đó, chứng từ điện tử được số hóa thành các văn bản điện tử bảo đảm tính bảo mật, bảo toàn dữ liệu và lưu trữ được quản lý như tài liệu kế toán ở nền tảng phù hợp.

Và bên cạnh việc thiết lập một máy chủ cần đầu tư cao thì công nghệ điện toán đám mây (cloud) được nhiều đơn vị ứng dụng để cung cấp cho kế toán một nền tảng để lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin tài chính trực tuyến một cách an toàn và dễ dàng. Tránh được đáng kể tình trạng sổ sách giấy tờ bị thất lạc hay mất thời gian tìm kiếm. Với điện toán đám mây, các tài liệu kế toán có thể được lưu trữ và truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Công nghệ điện toán đám mây cho phép các kế toán viên và nhân viên của doanh nghiệp có thể kết nối trên cùng một nền tảng, truy cập và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng, đảm bảo an toàn bảo mật.

Xem thêm: Điện toán đám mây là gì? Doanh nghiệp cần chú ý gì khi ứng dụng điện toán đám mây

Sự gia tăng của các giải pháp phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán không còn là phần mềm xa lạ trong các doanh nghiệp. Cùng với ứng dụng rộng rãi của điện toán đám mây, phần mềm kế toán trên nền tảng điện tảng đám mây đang là xu hướng mới của doanh nghiệp.

Với phần mềm kế toán trên điện toán đám mây bộ phần quản lý và lãnh đạo có thể truy cập vào hệ thống và có được dữ liệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp của mình bất cứ thời gian nào. Bên cạnh đó, hệ thống này còn giúp cho doanh nghiệp linh động, tiết kiệm thời gian xử lý quy trình công việc. Và chính vì vậy, nhiều đơn vi doanh nghiệp đã nhanh chóng nắm bắt chuyển sang sử dụng hệ thống kế toán, dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây.

Xem thêm: Nhập liệu hóa đơn tự động lên phần mềm kế toán hiệu quả với phần mềm IRBOT

Tự động hóa doanh nghiệp và phòng kế toán

Cùng với xu hướng số hóa, chuyển đổi số, quá trình tự động hóa doanh nghiệp, đặc biệt ở phòng kế toán cũng được chú trọng đầu tư. Tự động hóa giúp giảm bớt công việc thủ công, nhầm lẫn và tối thiểu hóa các lỗi kế toán. Chính vì vậy, không ít doanh nghiệp đang đầu tư mạnh hơn cho các giải pháp tự động hóa. 

Tự động hóa ứng dụng công nghệ RPA đang là công nghệ được ứng dụng phổ biến bởi chi phí đầu tư thấp, hiệu quả ứng dụng cao và dễ sử dụng. Tự động hóa RPA được áp dụng cho các các tác vụ lặp đi lặp lại vụ như nhập liệu, tạo hóa đơn, kiểm tra lỗi và đối soát tài khoản. Việc sử dụng robot giúp các nhiệm vụ kế toán có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác 100%, loại bỏ những sai sót do mà con người thường hay mắc phải. Bằng cách sử dụng robot ảo, các quy trình kế toán có thể được thực hiện 24/7 mà không cần sự can thiệp của con người. Điều này giúp nhân sự kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn, giúp cho doanh nghiệp có thể tăng cường sự cạnh tranh và phát triển bền vững hơn.

Giờ đây, kế toán không phải mệt mỏi vì nghiệp vụ thủ công mà họ thường phải làm hằng ngày. Công nghệ RPA có khả năng xử lý số lượng lớn dữ liệu và cũng thực hiện cùng lúc nhiều nhiệm vụ, để đạt được kết quả mong muốn.Cung cấp cho các công ty cái nhìn nội bộ tốt hơn về những gì đang hoạt động và những gì chưa tốt. Tự động hóa bằng công nghệ RPA trong quy trình kế toán chính là một bước tiến vững chãi và lâu dài cho kế hoạch tương lai của doanh nghiệp bạn.

Xem thêm: Cơn sốt công nghệ tự động hóa RPA trong kỷ nguyên chuyển đổi số

Phần mềm IRBOT– tự động hóa quy trình được ứng dụng giúp cho bộ phận kế toán doanh nghiệp giảm các công việc quy trình và logic cố định như:

• Nhập liệu – đồng bộ thông tin
• Xuất – Nhập hóa đơn nhanh chóng
• Đồng bộ sao kê tự động lên các phần mềm kế toán

Trợ lý ảo IRBOT giúp kế toán tiết kiệm 80% thời gian cho các công việc thủ công, tăng 70% năng suất công việc với độ chính xác 100%. IRBOT RPA trong lĩnh vực kế toán còn giúp doanh nghiệp tự động hóa được hàng tá các nghiệp vụ khác như tính toán các khoản phải chi, phải thu, tính toán phân bổ chi phí, so sánh giá các nhà cung cấp,…. 

Mặc dù với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các nhiệm vụ trong quy trình kế toán có thể hỗ trợ từ robot ảo, nhưng việc ra quyết định sẽ luôn nằm trong tay các chuyên gia và con người. Để có thể tối ưu hiệu suất công việc, các doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ RPA trong lĩnh vực kế toán, kết hợp hài hòa giữa người và máy để cho ra kết quả tốt nhất. Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về các giải pháp tự động hóa RPA cho các quy trình đăng thực hiện thủ công trong doanh nghiệp, ĐĂNG KÝ ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết từ đội ngũ chuyên gia của IRTech Việt Nam.