Công nghệ mới RPA đang được không ít doanh nghiệp chuyển đổi số ứng dụng trong nhiều hoạt động nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động và chi phí triển khai. Vậy RPA là gì? Sự khác nhau giữa RPA với AI? Cùng IRTech Việt Nam giải đáp thắc mắc của bạn nhé.

I. Tổng quan về RPA

1. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ tự động hóa thông minh trên nền tảng máy tính xử lý các công việc mang tính quy trình, lặp đi lặp lại.

Cách thức hoạt động: Robot RPA được thiết lập dựa theo kịch bản triển khai công việc đã được xây dựng, các công việc trong kịch bản sẽ được robot thực hiện tự động một cách nhanh chóng, chính xác.

Ví dụ như gửi các tin nhắn xác nhận, nhập dữ liệu trên form, nhận và sắp xếp các dữ liệu trên form, … 

Mỗi hệ thống RPA đều cần phải có 3 tiêu chí cốt yếu sau đây:

• Giao tiếp với các hệ thống khác bằng cách tích hợp API.
• Xây dựng kịch bản rõ ràng về quy trình nghiệp vụ
• Được thiết lập môi trường lập trình robot và hệ thống giám sát

RPA có thể được đưa vào sử dụng để tự động hóa các quy trình mang tính logic, mang một hoặc một vài các đặc tính sau:

• Các công việc mang tính lặp đi lặp lại
• Các công việc dễ xảy ra sai sót, thao tác trong quá trình triển khai
• Công việc dựa trên quy tắc, trình tự rõ ràng
• Công việc có liên quan đến các dữ liệu số
• Đòi hỏi sự khắt khe về vấn đề thời gian và  công việc theo mùa vụ

Xem thêm: Top 5 công cụ tự động hóa quy trình (RPA) phổ biến không nên bỏ qua

RPA bắt đầu có những bằng chứng mang tính thuyết phục cao và hứa hẹn sẽ mang đến nhiều lợi ích vượt ra ngoài việc giảm chi phí, hiệu quả hoạt động và các tiêu chuẩn hóa.

2. Các ngành nghề áp dụng RPA

Tại các doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, robot tự động hóa quy trình – RPA chủ yếu được đưa vào sử dụng phổ biến trong các ngành Ngân hàng, Bảo hiểm, Kinh doanh bán lẻ, Sản xuất, Y tế và Viễn thông.

• Chăm sóc sức khỏe: Đối với ngành chăm sóc sức khỏe, RPA hỗ trợ cho các cuộc hẹn, nhập dữ liệu liên quan đến bệnh nhân, các yêu cầu xử lý và thanh toán, …
• Kinh doanh bán lẻ: Trong ngành bán lẻ, nó có thể cập nhật các đơn hàng, gửi các thông báo, vận chuyển các sản phẩm, theo dõi đơn hàng, …
• Viễn thông: Trong ngành viễn thông, RPA giúp giám sát, quản lý những dữ liệu gian lận và thực hiện cập nhập dữ liệu của khách hàng.
• Ngân hàng: sử dụng RPA nhằm nâng cao hiệu quả cao trong công việc, tăng tính chính xác và bảo mật dữ liệu quan trọng.
• Bảo hiểm: Những công ty bảo hiểm khi sử dụng RPA có thể quản lý được các quy trình làm việc, nhập xuất dữ liệu của khách hàng.
• Sản xuất: Ngành sản xuất sử dụng RPA hỗ trợ việc làm các thủ tục chuỗi cung ứng, nó có thể giúp thanh toán các hóa đơn, tài liệu, quản trị dịch vụ khách hàng và hỗ trợ báo cáo, di chuyển dữ liệu, …

3. Ứng dụng của RPA trong doanh nghiệp

Tầm ảnh hưởng của RPA là vô cùng lớn, nó áp dụng cho rất nhiều công đoạn trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp, điển hình là một số ứng dụng sau:

Xem thêm: Bỏ túi ngay 5 bước cần lưu ý trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

3.1. Ứng dụng tạo ra danh sách vật liệu trong ngành sản xuất 

Đối với ngành sản xuất, Bill of Material (BOM) là danh sách nguyên vật liệu khi tiến hành sản xuất. Đây là lượng thông tin nhiều và rất quan trọng, bao gồm: các nguyên liệu thô, thành phần chính, thành phần phụ và các sản phẩm gia tăng… để sản xuất các sản phẩm mới. Việc xử lý thủ công thông tin này khiến nhân viên mất nhiều thời gian và nếu gặp bất kỳ lỗi nào cũng sẽ ảnh hưởng lớn trong công đoạn sản xuất. 

Việc ứng dụng công nghệ RPA trong doanh nghiệp sẽ giúp tạo ra danh sách nguyên vật liệu sản xuất một cách nhanh hơn, độ chính xác dữ liệu được tốt hơn và việc tạo sản phẩm cũng được hoàn thành đúng hạn.

3.2. Quản trị và báo cáo sản xuất

Trong quá trình quản lý một doanh nghiệp sản xuất, bộ phận hành chính không thể nào có thể quản lý hết tất cả các vấn đề liên quan đến quy trình làm việc. Việc tiến hành triển khai RPA giúp nhân sự có được các báo cáo về sản xuất, qua đó việc quản lý và điều hành kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

3.3. Bộ phận hỗ trợ dịch vụ khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp thành công, RPA rất hữu ích trong việc tăng cường kết nối giao tiếp với khách hàng. RPA được sử dụng dể thông báo nhắc nhở nhân viên theo dõi, duy trì liên lạc và giải quyết khiếu nại của khách hàng.

Ngoài ra khi triển khai dự án RPA vào doanh nghiệp, chúng ta có thể xem được dữ liệu tổng hợp từ nhiều hệ thống tại một nơi duy nhất, nhờ vậy mà khả năng phục vụ khách hàng cũng tốt hơn.

3.4. Di chuyển dữ liệu

Khi một công ty bắt đầu mua lại một doanh nghiệp mới, họ cần phải di chuyển dữ liệu của công ty con vào hệ thống của mình, việc này tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Với việc tạo dựng một RPA một cách đúng đắn chắc chắn sẽ giải quyết được các vấn đề nan giải trên. 

3.5. Tự động hóa dữ liệu logistics

Trong ngành sản xuất, bộ phận logistics phải quản lý việc vận chuyển các sản phẩm đã hoàn thành của doanh nghiệp đến với khách hàng. Hệ thống quản lý vận tải cần phải tích hợp công nghệ RPA để có thể giám sát hiệu quả trong việc vận chuyển sản phẩm. Điều này còn giúp tác tốc độ triển khai và làm giảm các lỗi thường gặp của con người. Đối với một công ty có nhiều nhà mạng và công ty bảo hiểm, RPA sẽ đưa ra các báo cáo về lựa chọn nào sẽ mang lại chi phí, bảo hiểm cũng như thời gian vận chuyển tốt nhất cho doanh nghiệp.

3.6. Tự động hóa ghi nhận vào hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP)

Việc tích hợp RPA trong hệ thống phần mềm quản lý  ERP giúp tự động ghi nhận các báo cáo, như hàng tồn kho, tài khoản cần phải trả và phải thu, giá cả cũng như các báo cáo khác và tự động hóa để chúng có thể gửi đi một cách tự động mà không cần phải thực hiện nhiều thao tác thủ công.

3.7. Xử lý hóa đơn và đơn đặt hàng trong ngành sản xuất

Việc quản lý xem qua các hóa đơn, chứng từ, … là một vấn đề gây tiêu tốn khá nhiều thời gian và dễ phát sinh các lỗi không đáng có. Khi đó, phần mềm RPA giúp đọc, quét và tiến hành kiểm tra hóa đơn theo các đơn đặt hàng và đánh dấu đơn đã hoàn tất nếu đạt yêu cầu, nếu có lỗi phát sinh nó sẽ tự động gửi đến bộ phận liên quan để khắc phục.

Công nghệ RPA còn giúp xác minh các đơn đặt hàng, lấy các dữ liệu từ hệ thống, kiểm tra các hóa đơn và xác minh để đảm bảo rằng không có đơn hàng nào bị trùng lặp. Cách tiếp cận công việc có hệ thống này giúp các công ty sản xuất giảm thiểu được thời gian thực hiện đơn hàng và nâng cao số lượng đơn hàng thực hiện mỗi tháng.

II. RPA và AI

1. Phân biệt sự khác nhau giữa RPA và AI

Đầu tiên bạn cần phải biết trí tuệ nhân tạo (hay AI) là việc làm cho máy móc có thể tự học hỏi, thích ứng và phát triển trong môi trường cụ thể. Qua khái niệm cũng thấy sự khác nhau về cách thức phát triển công nghệ của RPA và AI.

Xem thêm: 5 công nghệ then chốt trong “thời điểm vàng” chuyển đổi số

• Sự khác nhau về mục tiêu 

RPA mục tiêu là tập trung vào những công việc lặp đi lặp lại, thực sự gây lãng phí công sức và thời gian của con người. Trái lại, mục đích của AI là giúp tạo ra công nghệ cho phép máy móc có thể hoạt động thông minh như con người.

• Sự khác nhau về mục đích sử dụng 

RPA cho phép doanh nghiệp có thể tạo ra lực lượng “lao động ảo” giúp thúc đẩy sự hiệu quả và cải thiện tốc độ xử lý của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp RPA có thể hỗ trợ giúp cho con người phân tích bán hàng, thực hiện lập kế hoạch phát triển cửa hàng, đưa ra các phân loại về sản phẩm, xử lý hóa đơn, đơn đặt hàng, quản lý về bảng lương và xử lý hoàn tiền… 

Ngược lại, trí tuệ nhân tạo có thể ứng dụng ở khắp mọi nơi và hỗ trợ con người trong rất nhiều lĩnh vực. Một trong những ứng dụng nổi bật của AI có thể kể đến như trợ lý ảo, ô tô tự vận hành, nhận diện khuôn mặt, quản lý về an ninh mạng… 

2. Sự kết hợp giữa RPA và AI

Tại cấp độ cơ bản nhất, RPA có liên quan đến công việc thực hiện các hoạt động trong khi AI lại có liên quan đến việc suy nghĩ về cách thức hoạt động.

Ví dụ: mọi quy trình đều đã được số hóa và đồng bộ tự động bởi RPA, và sử dụng AI để xác định các điểm cần tối ưu nhằm mang đến hiệu quả về thời gian và chi phí.

Qua bài viết này, chắc bạn đã hiểu qua được tổng quan về RPA cũng như những lợi ích khi áp dụng RPA vào doanh nghiệp của bạn. Phần mềm tự động hóa RPA sẽ mang lại cho các doanh nghiệp hàng ngàn lợi ích như nâng cao năng suất, giảm thiểu chi phí, giải quyết các vấn đề về thiếu hụt nguồn nhân lực. RPA sẽ không chỉ là một cộng sự rất đáng tin cậy trong công việc mà còn giúp cải cách phương thức làm việc. Vì vậy doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng sản phẩm này vào quy trình hoạt động của mình.