Triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp là bài toán đau đầu đối với các nhà quản lý; đặc biệt là các doanh vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế, thiếu hụt nhân sự am hiểu công nghệ, và tư duy ngại thay đổi vẫn còn đang là rào cản. Cùng giải bài toán triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo góc nhìn của các chuyên gia kinh doanh và cố vấn công nghệ để tìm ra hướng đi cho doanh nghiệp bạn.

Lộ trình triển khai chuyển đổi sổ doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu nguồn lực

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên chuyển đổi số?

Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa nhận thức đúng vai trò của chuyển đổi số. Điều các doanh nghiệp e ngại nhất khi bước chân vào cuộc đua chuyển đổi số chính là vốn đầu tư. Để đảm bảo các không bị thụt lùi, thậm chí là có cơ hội bức phá trên thị trường, quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp là điều đương nhiên, đặc biệt là trong thời đại 4.0 hiện nay. Chuyển đổi số sẽ giúp đẩy mạnh phát triển tự động hóa, quá trình sản xuất, kinh doanh được bỏ qua các khâu trung gian tốn chi phí, cho phép con người kiểm soát hệ thống tại bất cứ đâu với mức độ chính xác cao hơn, không bị giới hạn về không gian, thời gian.

Xem thêm: 3 lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi số hậu Covid

Bên cạnh đó, sau đại dịch Covid hành vi người dùng có sự thay đổi lớn, khách hàng sử dụng các nền tảng công nghệ số, đặt hàng online nhiều hơn và xu hướng ứng dụng công nghệ trong các lĩnh vực đời sống – công việc ngày càng đa dạng. Một số xu hướng sử dụng các phần mềm họp online, quản lý trực tuyến, xử lý tự động như chatbot, robot RPA… đang dần trở nên quen thuộc. Điều này lí giải tại sao chuyển đổi số doanh nghiệp là xu thế bắt buộc ở tất cả doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thờ ơ đứng ngoài cuộc đua chuyển đổi số sẽ phải đối mặt với các khó khăn và thách thức trong tương lai, thậm chí có thể dẫn tới sự thất bại.

2. Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả

2.1 Khuyến khích nhân viên tối ưu quy trình và sử dụng công nghệ hỗ trợ công việc

Yếu tố con người trong quá trình triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng ngang với các công nghệ, quy trình và cơ sở hạ tầng. Bởi con người mới là chủ thể sử dụng công nghệ, từ đó tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp. Vai trò của con người cũng được bà Ngọc Thảo – Giám đốc chuyển đổi số hóa PNJ nhấn mạnh: “Chuyển đổi kinh doanh giữa công nghệ với con người được ví tương tự như chân trái và chân phải. Khi đội ngũ nhân sự được nâng tầm họ sẽ đưa ra những yêu cầu mới thì chúng ta lại tiếp tục đầu tư tiếp. Theo tiến trình này chuyển đổi số sẽ lan tỏa theo mô hình kim tự tháp từ lãnh đạo tới nhân viên mới khai thác hiệu quả việc chuyển đổi số”. 

Một báo cáo của Barclays chỉ ra rằng thế hệ Millennials – thế hệ chiếm đại đa số trong lực lượng lao động lại sợ xuất hiện ở nơi làm việc vì thiếu kiến thức về công nghệ. Không dễ dàng để khuyến khích một nhân viên chào đón một hệ thống phần mềm mới làm thay đổi gần như hoàn toàn công việc quen thuộc vốn quen thuộc với họ. 

Thay vì chú trọng đầu tư vào hệ thống quá phức tạp thì nên chú trọng đầu tư vào tư duy và kỹ năng trước rồi áp dụng một công cụ vào. Các nhà quản lý có thể định hướng tư duy cởi mở với công nghệ cho nhân viên bằng truyền thông nội bộ, nhấn mạnh vai trò của nhân viên trong sự thành công của quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp khuyến khích nhân viên áp dụng công nghệ từ những việc đơn giản nhất như chuyển các tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số, sau đó bắt đầu ứng dụng những công nghệ vào các quy trình từ đơn giản đến phức tạp. Từ đó nhân viên dễ dàng thích nghi hơn và quá trình chuyển đổi số được diễn ra suôn sẻ hơn.

Xem thêm: Cơn sốt công nghệ tự động hóa RPA trong kỷ nguyên chuyển đổi số

2.2 Từng bước ứng dụng những công nghệ phù hợp vào hoạt động doanh nghiệp

Chuyên gia chuyển đổi số Arnauld Ginolin đã chia sẻ “Từ kinh nghiệm làm chuyển đổi số trong 10 năm qua, tôi nhận thấy các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số đang chuyển dịch theo hướng “LEAN” – nghĩa là chuyển đổi kinh doanh và dần dần chuyển dịch từ việc tích hợp các mô đun số nhỏ trong quá trình chuyển đổi số thành các dự án chuyển đổi số tổng thể như hiện nay”. Đây sẽ là một hướng đi tối ưu giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ giải quyết được vấn đề hạn chế tài chính và nguồn lực trong quá trình triển khai chuyển đổi số.

Để vừa tiết kiệm được chi phí, vừa nâng cao hiệu suất các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải cân nhắc áp dụng từng bước áp dụng công nghệ vào từng hệ thống của các phòng ban trong khoảng thời gian khác nhau theo một lộ trình nhất định. Doanh nghiệp không phải bỏ ra một khoản chi phí quá lớn trong một lần mà sẽ được chia nhỏ thành nhiều lần, các khoản tiền được đầu tư vào các hạng mục khác để tạo ra ngân sách cho quá trình tiếp theo, đồng thời nhân viên cũng có thời gian để thích ứng từ từ các hệ thống công nghệ mới thay vì ồ ạt thay đổi tất cả hệ thống cùng một lần, từ đó tỉ lệ chuyển đổi doanh nghiệp thành công sẽ cao hơn.

2.3 Kết nối các ứng dụng đảm bảo tính liền mạch

Các hệ thống riêng lẻ như hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống nhân sự, bán hàng sau khi được tự động hoá nhờ công nghệ sẽ phải được liên kết thành một chuỗi hệ thống có sự liên kết, liên lạc với nhau một cách liền mạch. Điều này để đảm bảo có sự liên kết giữa các phòng ban, doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn trong khâu quản lý và kiểm soát, và hiệu suất công việc được đẩy nhanh hơn.

Xem thêm: Hiểu đúng về chuyển đổi số và hình thái của doanh nghiệp trong chuyển đổi số

Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn Chuyển đổi số của Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong việc quản lý và kết nối dữ liệu nhằm phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu phục vụ các hoạt động điều phối, quản lý; các phòng ban có thể kế thừa và tận dụng tối đa hiệu quả của các thông tin mà dữ liệu mang lại. Việc xây dựng một hệ thống dữ liệu chung trong hoạt động quản trị tài chính, kinh doanh và nhân sự được coi là tất yếu. Đồng thời, hệ thống đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng cũng cần được doanh nghiệp xây dựng và phát triển tương ứng nhằm đảm bảo các hệ thống quản trị doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy.

Qua bài viết trên, hi vọng doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có thông tin để chọn cho mình hướng đi đúng đắn nhất trong quá trình triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đối tác cung cấp dịch vụ chuyển đổi số phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn từ đội ngũ nhân viên IRTECH.