Đầu tư hàng tỷ đồng vào phần mềm nhưng nhận lại vẫn là sự đứt gãy thông tin và lãng phí nguồn lực. Nguyên nhân phần lớn do triển khai tràn lan mà chưa xác định đúng khâu gây thất thoát nguồn lực lớn nhất. Thực tế, chuyển đổi số ngành logistics không bắt đầu bằng việc chọn mua công nghệ, mà bắt đầu bằng việc thấu hiểu quy trình vận hành nội bộ. Bài viết này giúp lãnh doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích 5 tiêu chí lựa chọn quy trình nào ưu tiên số hóa logistics, các giải pháp công nghệ logistics nhận kết quả nhanh và gợi ý lộ trình triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Điểm nghẽn trong quy trình logistics hiện tại 

Trước khi tìm kiếm một giải pháp công nghệ logistics phù hợp, doanh nghiệp cần phác thảo rõ nét bản đồ quy trình hiện tại. Một chuỗi vận hành logistics điển hình gồm sáu khâu chính: tiếp nhận đơn hàng, lên kế hoạch vận tải, xử lý tại kho, giao nhận chặng cuối, làm chứng từ và đối soát thanh toán.

Tại phần lớn doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, các khâu này vẫn đang vận hành rời rạc và thiếu tính liên kết. Nhân viên kho nhập tay dữ liệu vào một hệ thống, điều phối viên theo dõi xe bằng điện thoại, kế toán miệt mài đối chiếu chứng từ trên giấy. Chính việc dữ liệu phải đi qua từng khâu thủ công như vậy đã tạo ra những điểm nghẽn, khiến thông tin dễ bị sai lệch, chậm trễ hoặc thất lạc.

Thực trạng này được phản ánh rất rõ trong Báo cáo Logistics Việt Nam 2023 của Bộ Công Thương. 90,5% doanh nghiệp dịch vụ logistics tham gia khảo sát vẫn đang ở giai đoạn số hóa logistics cơ bản, nghĩa là mới tin học hóa từng bộ phận hoặc bắt đầu kết nối dữ liệu nội bộ. Trong nhóm này có 73,5% doanh nghiệp đạt mức kết nối và chỉ khoảng 5% doanh nghiệp đã tiến lên mức tích hợp và tối ưu hóa toàn chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, khoảng cách 95% còn lại chính là một cơ hội vàng. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chủ động bứt phá, ứng dụng công nghệ logistics đồng bộ trước sẽ chiếm trọn lợi thế cạnh tranh về cả chi phí lẫn tốc độ.

Xây dựng bản đồ quy trình giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Tiền và thời gian đang lãng phí ở đâu?”. thay vì chạy theo các thuật ngữ công nghệ thịnh hành.

Số liệu từ Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) cho thấy, chi phí logistics của Việt Nam hiện tương đương khoảng 16,8% GDP, trong khi mức bình quân thế giới chỉ khoảng 10,6-10,7%. So với các nước trong khu vực, con số này cũng cao hơn Singapore (8,5%), Malaysia (13%) và Thái Lan (15,5%). Phần chênh lệch đó phần lớn nằm ở các khâu vận hành thủ công, rời rạc, chưa được số hóa logistics đồng bộ, chứ không đến từ một nguyên nhân duy nhất. 

Quốc gia	Chi phí logistics tương đương (% GDP)
Việt Nam	16,8% – 17,0%
Thái Lan	15,50%
Malaysia	13,00%
Singapore	8,50%
Thế giới (Bình quân)	10,6% – 10,7%

5 tiêu chí lựa chọn quy trình ưu tiên số hóa logistics

Không phải quy trình nào cũng nên số hóa cùng lúc. Để chọn đúng điểm bắt đầu cho hành trình chuyển đổi số ngành logistics, doanh nghiệp có thể dựa vào năm tiêu chí sau:

• Tần suất lặp lại cao: Quy trình xảy ra hàng ngày, hàng trăm lần một tháng với số lượng lớn, một cải thiện nhỏ ở đây khi nhân lên sẽ tạo thành tác động lớn. 
• Chi phí ẩn lớn: Những khâu tốn nhân sự để sửa lỗi, đối soát lại hoặc giải quyết khiếu nại mà ít ai tính vào chi phí vận hành. 
• Dễ đo lường kết quả: Các chỉ số rõ ràng trước và sau khi làm, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả ngay lập tức thay vì phải chờ đợi nhiều tháng. 
• Ít phụ thuộc vào thay đổi tổ chức: Không đòi hỏi tái cấu trúc phòng ban hay quy trình phê duyệt phức tạp mới triển khai được. 
• Có sẵn dữ liệu để kết nối: hệ thống hiện tại đã được số hóa một phần, chỉ cần chuẩn hóa và kết nối lại thay vì xây từ đầu.

Những khâu nào trong chuỗi vận hành đáp ứng được từ ba tiêu chí trở lên nên được xếp vào nhóm ưu tiên ứng dụng công nghệ logistics trước tiên để mang lại hiệu quả tức thì.

4 hành động giúp chuyển đổi số ngành logistics thành công trong 90 ngày

Áp năm tiêu chí trên vào thực tế, bốn việc sau thường mang lại kết quả nhanh nhất, thường trong 60-90 ngày triển khai.

Số hóa vận đơn và yêu cầu vận chuyển. Thay phiếu giấy và email rời rạc bằng một biểu mẫu điện tử duy nhất, giảm thời gian nhập liệu và sai sót do đọc nhầm chữ viết tay. Ví dụ minh họa: một bộ phận điều phối nhận yêu cầu vận chuyển qua nhiều kênh (điện thoại, email, tin nhắn,…)  thường mất nhiều thời gian tổng hợp lại mỗi sáng hơn so với khi tất cả yêu cầu đi qua một biểu mẫu duy nhất.

Theo dõi vị trí và trạng thái hàng hóa theo thời gian thực. Khách hàng và điều phối viên cùng nhìn một nguồn dữ liệu, giảm số cuộc gọi hỏi “hàng đến đâu rồi” và giảm thời gian xử lý sự cố. Đây thường là việc dễ thuyết phục nội bộ nhất, vì lợi ích thể hiện ngay trong tương tác hàng ngày với khách hàng.

Tối ưu tuyến vận tải dựa trên dữ liệu lịch sử. Thay vì phân công theo kinh nghiệm cá nhân, hệ thống gợi ý tuyến và khung giờ dựa trên dữ liệu thực tế, giúp giảm quãng đường chạy rỗng và tiết kiệm nhiên liệu. Việc này phù hợp với đội xe có quy mô đủ lớn để dữ liệu lịch sử phản ánh được quy luật.

Tự động hóa chứng từ tại cảng và kho. Kết nối trực tiếp với cổng thông tin điện tử của cảng, giảm thời gian chờ làm thủ tục và giảm sai lệch giữa các bên. Với các doanh nghiệp có hoạt động thường xuyên qua cảng biển, đây thường là việc tạo tác động rõ rệt nhất lên tốc độ quay vòng container.

Điểm chung của bốn việc này là chúng không đòi hỏi thay thế toàn bộ hệ thống hiện có, mà bắt đầu từ nơi công nghệ logistics có thể gắn vào quy trình sẵn có và tạo kết quả đo được ngay.

Kết nối dữ liệu giữa các bộ phận

Một sai lầm phổ biến là số hóa từng khâu riêng lẻ mà không nghĩ đến việc dữ liệu sẽ đi đâu sau đó. Nếu hệ thống kho, hệ thống vận tải và phần mềm kế toán không nói chuyện được với nhau, nhân viên vẫn phải nhập tay dữ liệu hai, ba lần, và lỗi con người vẫn xảy ra ở mỗi lần chuyển giao.

Nguyên tắc tích hợp nên đơn giản: dữ liệu chỉ nhập một lần ở đầu vào, sau đó tự động chảy qua các hệ thống liên quan mà không cần nhập lại thủ công. Với doanh nghiệp có hoạt động cảng biển hoặc kho ngoại quan, việc kết nối trực tiếp với hệ sinh thái điện tử của cảng giúp rút ngắn đáng kể thời gian làm thủ tục so với quy trình thủ công truyền thống.

Chuyển đổi số ngành logistics chỉ thực sự tạo giá trị khi dữ liệu được chuẩn hóa và liên thông, chứ không dừng lại ở việc mỗi phòng ban có một phần mềm riêng.

Một cách kiểm tra nhanh mức độ sẵn sàng kết nối: hỏi ba bộ phận vận tải, kho và kế toán xem họ đang dùng chung một mã đơn hàng hay ba mã khác nhau cho cùng một lô hàng. Nếu câu trả lời là ba mã khác nhau, đó là dấu hiệu cần chuẩn hóa dữ liệu trước khi đầu tư thêm bất kỳ công nghệ logistics mới nào, vì nếu không, hệ thống mới cũng sẽ chỉ tạo thêm một nguồn dữ liệu rời rạc khác.

Đo lường hiệu quả công nghệ logistics 

Để biết một việc có đáng nhân rộng hay không, cần đo bằng số liệu cụ thể chứ không phải cảm nhận. Bốn nhóm chỉ số nên theo dõi trong 90 ngày đầu:

• Thời gian xử lý một đơn hàng, từ lúc tiếp nhận đến lúc hoàn tất giao nhận. 
• Tỷ lệ lỗi chứng từ hoặc số lần phải làm lại do sai thông tin. 
• Thời gian quay vòng của xe hoặc container tại kho, cảng. 
• Chi phí xử lý trung bình trên mỗi đơn hàng, tính cả nhân sự và thời gian chờ.

So sánh các chỉ số này trước và sau khi triển khai từng việc ưu tiên cho phép ban lãnh đạo ra quyết định nhân rộng dựa trên dữ liệu, thay vì đoán định.

Lộ trình chuyển đổi số ngành logistics

Một lộ trình 90 ngày thực tế thường chia làm ba giai đoạn.

Giai đoạn 1, ngày 1-30: đánh giá bản đồ quy trình, áp năm tiêu chí ưu tiên, chọn ra một đến hai việc ưu tiên phù hợp nhất với nguồn lực hiện có.

Giai đoạn 2, ngày 31-60: triển khai thí điểm ở một chi nhánh, một tuyến vận tải hoặc một nhóm khách hàng, đồng thời thiết lập các chỉ số theo dõi song song với vận hành hiện tại.

Giai đoạn 3, ngày 61-90: đo lường kết quả thí điểm, điều chỉnh quy trình nếu cần, và lên kế hoạch nhân rộng cho các khâu tiếp theo trong bản đồ quy trình.

Cách tiếp cận theo từng giai đoạn nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tránh tình trạng đầu tư lớn nhưng chưa rõ hiệu quả trước khi mở rộng toàn diện.

Giải đáp thắc mắc về chuyển đổi số ngành logistics 

• Chuyển đổi số ngành logistics có tốn kém không? 

Chi phí phụ thuộc vào phạm vi triển khai. Bắt đầu từ một việc ưu tiên, có sẵn dữ liệu, thường tốn ít chi phí hơn nhiều so với việc thay mới toàn bộ hệ thống, và giúp doanh nghiệp kiểm chứng hiệu quả trước khi đầu tư lớn hơn.

• Doanh nghiệp nhỏ có nên bắt đầu ngay không? 

Có. Vì quy mô nhỏ, doanh nghiệp nhỏ thường dễ thí điểm và điều chỉnh quy trình nhanh hơn doanh nghiệp lớn, miễn là chọn đúng việc theo năm tiêu chí ưu tiên.

• Mất bao lâu để thấy kết quả rõ ràng? 

Với các việc ưu tiên được chọn đúng, phần lớn doanh nghiệp có thể thấy chuyển biến trong 60-90 ngày đầu triển khai, thể hiện qua các chỉ số về thời gian xử lý và chi phí vận hành.

• Nên tự triển khai hay tìm đối tác công nghệ? 

Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ kỹ thuật nội bộ mạnh, hợp tác với đối tác đã có kinh nghiệm triển khai thực tế trong ngành logistics thường giúp rút ngắn thời gian và giảm rủi ro thử sai.

Chuyển đổi số ngành logistics không bắt đầu từ việc mua phần mềm, mà từ việc xác định đúng quy trình đang gây thất thoát chi phí và thời gian. Bản đồ quy trình, năm tiêu chí ưu tiên và bốn việc nên làm trước ở trên là điểm khởi đầu thực tế cho CEO, COO logistics và chủ hàng muốn thấy kết quả trong quý đầu tiên, thay vì chờ một dự án chuyển đổi kéo dài nhiều năm.

IRTECH đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp vận tải và logistics tại Đà Nẵng trong việc số hóa vận đơn, kết nối dữ liệu cảng và tối ưu quy trình vận hành, từ những việc nhỏ cho đến hệ sinh thái tích hợp toàn diện. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc nên bắt đầu từ khâu nào, đội ngũ IRTECH sẵn sàng cùng bạn đánh giá bản đồ quy trình và đề xuất việc ưu tiên phù hợp nhất. Liên hệ IRTECH ngay hôm nay để nhận tư vấn lộ trình chuyển đổi số miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.