Việc thực hiện tự động quy trình hay thao tác xử lý trên máy tính mà không cần sự can thiệp của con người đã và đang dần mở rộng trong nhiều lĩnh vực. Với công nghệ RPA, các công việc lặp đi lặp lại của lao động trí óc liên quan đến dữ liệu, giấy tờ cũng sẽ được hỗ trợ tự động. Đặc biệt việc ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán, nơi không thể thiếu các nghiệp vụ giấy tờ, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí…

Tối ưu hiệu suất các nghiệp vụ kế toán bằng tự động hóa thông minh RPA

1. Tự động hóa là gì?

Tự động hóa là việc ứng dụng các kỹ thuật, phần mềm hiện đại vào kinh doanh, sản xuất. Các robot, máy móc sẽ dựa trên nền tảng kỹ thuật đó để tự động làm việc, giúp doanh nghiệp giảm thiểu một phần khối lượng công việc, giải phóng thời gian, sức lao động của nhân viên.

Trước đây, khi nhắc đến tự động hóa, nhiều người sẽ nghĩ ngay tới những robot vật lý với các cánh tay máy di chuyển, chế tạo và lắp đặt từng chi tiết trong sản xuất. Nhưng với sự xuất hiện của công nghệ RPA (robotic process automation), các công việc lặp đi lặp lại và có logic cố định của con người trên môi trường máy tính cũng sẽ được sao chép để tự động hóa bởi các robot RPA được lập trình trên nền tảng của công nghệ này.

Xem thêm: Cơn sốt công nghệ tự động hóa RPA trong kỷ nguyên chuyển đổi số

2. Tại sao tự động hóa RPA được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong bộ phận kế toán

Với việc xử lý những công việc như đọc – kiểm tra thông tin trên màn hình, nhập liệu vào hệ thống, đối chiếu, xác định và trích xuất dữ liệu, chuyển dữ liệu lên hệ thống cũng như thực hiện một loạt các hành động đã cài đặt… với khối lượng lớn hơn, thời gian nhanh hơn so với cách thức thủ công nhưng với chi phí thấp hơn, tự động hóa quy trình RPA hiện nay đang được ứng dụng ở hầu hết các lĩnh vực. Đặc biệt ở ngành kế toán, nơi mà số lượng các công việc giấy tờ, nhập liệu và quy trình chiếm đến 70% thời gian. Tuy nhiên, các nhân viên kế toán chỉ có 8 giờ làm việc mỗi ngày, còn các robot tự động hóa RPA có thể xử lý số lượng giao dịch khổng lồ đó xuyên suốt 24 giờ, liên tục 7 ngày với độ chính xác tuyệt đối.

Ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán sẽ giúp các tổ chức giải quyết hiệu quả vấn đề thiếu hụt nhân sự và giảm áp lực cho nhân viên, nhân lực của họ sẽ có thời gian tập trung vào các công việc chiến lược mang lại giá trị cao thay vì các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý giao dịch. Trong tương lai, robot RPA được dự kiến có thể thực hiện đến 80% công việc trong lĩnh vực kế toán. Điều này cũng lý giải vì sao rất nhiều doanh nghiệp lưạ chọn triển khai RPA trong các hoạt động kế toán của mình.

Xem thêm: 5 lưu ý quan trọng giúp xây dựng thương hiệu ứng dụng thành công

3. Ứng dụng của RPA trong lĩnh vực kế toán

3.1. Tự động nhập liệu, xử lý dữ liệu

Vị trí kế toán nhập liệu tưởng chừng như là không thể thay thế bởi bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều có số lượng thông tin lớn cần phải lưu trữ, quản lý và công việc nhập liệu luôn yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Giờ đây, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm công việc nhập liệu tốn rất nhiều thời gian mà vẫn có thể đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật hàng ngày, hàng giờ bằng việc ứng dụng công nghệ RPA.

Các robot RPA có thể hoạt động xuyên suốt 24/7/365, thực hiện các công việc có tính quy trình lặp đi lặp lại như: nhập và xử lý dữ liệu với độ chính xác 100%. Các robot này có thể tự động nhận diện thông tin và nhập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn bán hàng… vào các chứng từ kế toán, thậm chí có thể nhập lệnh sản xuất hay tự động nhập giấy báo nợ, báo có từ ngân hàng. Các công việc thường nhật của bộ phận kế toán phải thực hiện đến hàng chục, hàng trăm lần mỗi ngày.

3.2. Tự động đồng bộ dữ liệu

Mọi doanh nghiệp đến có rất nhiều dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau như hệ thống bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm ERP hay ở các hệ thống DMS của các nhà cung cấp. Việc đồng bộ dữ liệu ở các hệ thống này vẫn chưa được tối ưu khi các thao tác đều được nhập thủ công, mất nhiều thời gian và dễ gây ra sai sót. Ngoài ra, các công việc thủ công lặp đi lặp lại này sẽ giảm năng suất làm việc bởi thông tin luôn cần cập nhật liên tục và số lượng dữ liệu cần đồng bộ khá lớn.

Ứng dụng công nghệ RPA sẽ giúp các kế toán viên đồng bộ dữ liệu như thông tin đơn hàng, phiếu giao nhận, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,… từ các hệ thống khác lên phần mềm kế toán của doanh nghiệp chỉ với một lần nhấp chuột. Các robot RPA sẽ tự động đồng bộ dữ liệu với sự chính xác tuyệt đối và tốc độ nhanh hơn 2 lần so với các thao tác thủ công.

Cùng trải nghiệm video demo đồng bộ dữ liệu giữa 2 phần mềm DMS và ERP của IRBOT – Robot ứng dụng công nghệ RPA nhé!

Xem thêm: Khai thác sức mạnh dữ liệu để chuyển đổi số thành công

3.3. Tự động đồng bộ hóa đơn lên phần mềm kế toán

Các kế toán viên hiện nay mất khá nhiều thời gian để đọc, đối chiếu, xử lý thông tin và nhập hóa đơn lên phần mềm kế toán của doanh nghiệp, chưa kể đến việc mỗi ngày có đến hàng trăm hóa đơn khác nhau từ khách hàng cho đến nhà cung cấp và các bên liên quan. Với khối lượng công việc khổng lồ như thế, các nhân viên sẽ không tránh khỏi quá tải dẫn đến xảy ra nhiều sai sót. 

Với robot tự động hóa quy trình RPA, việc hạch toán hóa đơn lên phần mềm kế toán chỉ mất 30s, với độ chính xác 100%. Robot RPA sẽ tự động nhận diện thông tin, xuất hóa đơn, chuyển đổi định dạng hóa đơn phù hợp và nhập liệu lên phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Nhờ đó giúp giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán cho nhân sự, để tập trung cho các công việc mang lại giá trị cao hơn.

Ngoài ứng dụng trên, robot RPA trong lĩnh vực kế toán còn giúp doanh nghiệp tự động hóa được hàng tá các nghiệp vụ khác như tính toán các khoản phải chi, phải thu, tính toán phân bổ chi phí, so sánh giá các nhà cung cấp,…. 

Là công nghệ đột phá, nhưng RPA vẫn sẽ không thể thay thế hoàn toàn được các nhân sự ngành kế toán. Để có thể tối ưu hiệu suất công việc, các doanh nghiệp nên ứng dụng RPA trong lĩnh vực kế toán, kết hợp hài hòa giữa người và máy để cho ra kết quả tốt nhất.

Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về các giải pháp tự động hóa RPA và thiết lập một robot ảo – giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp của mình, ĐĂNG KÝ ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết từ đội ngũ chuyên gia của IRTech Việt Nam.