Là một nhân sự kế toán, chắc hẳn các anh/chị luôn bận rộn với công việc của mình, vì tính chất công việc luôn phải theo dõi các khoản thu nhập và chi tiêu, tạo báo cáo tài chính, ngập lăn trong núi giấy tờ, báo cáo,…bên cạnh đó luôn phải cập nhật các quy định thuế liên tục. Khó mà để theo kịp mọi thứ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Bài viết sau sẽ bật mí 5 mẹo giúp kế toán tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc của mình.

Tăng tốc công việc kế toán với 5 chiến lược tiết kiệm thời gian

1. Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại

Công nghệ là người bạn đồng hành không thể thiếu trong công việc kế toán ngày nay. Phần mềm kế toán được ví là cánh tay đắc lực của nhiều người làm kế toán, bởi chúng giúp quản lý sổ sách kế toán một cách hợp lý và chuyên nghiệp, giúp tăng năng suất phòng kế toán. Điều này sẽ giúp anh/chị tiết kiệm thời gian để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng khác của công việc.

Tuy nhiên, sự xuất hiện của nhiều phần mềm kế toán khác nhau đã khiến việc lựa chọn trở nên khó khăn cho các doanh nghiệp. Để giúp quá trình quyết định này, có thể xem xét các yếu tố sau:

• Ưu tiên chọn phần mềm từ nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực.

• Nên sử dụng những phần mềm kế toán có hệ thống bảo mật mạnh.

• Chọn những phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp bạn và có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng, cùng với mức chi phí hợp lý.

2. Xây dựng hệ thống tài liệu và sắp xếp hợp lý

Một hệ thống tài liệu được tổ chức một cách rõ ràng không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin. Có thể sắp xếp tài liệu theo chủ đề, dự án, hoặc theo bất kỳ cách tổ chức nào phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của mình.

Việc này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc hàng ngày mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc trật tự, tăng cường sự tập trung và sáng tạo. Hơn nữa, sự sắp xếp hợp lý của hệ thống tài liệu cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm thông tin. Có thể dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Điểm danh những phần mềm dễ dùng cho dân văn phòng

3. Ưu tiên công việc của mình

Nhiều người nghĩ rằng làm việc đa nhiệm sẽ giúp họ hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn rất nhiều, nhưng cuối cùng lại cảm thấy vô cùng căng thẳng và choáng ngợp, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất, chất lượng công việc và sức khỏe tinh thần

Thay vì cố gắng chạy đua với hàng loạt công việc cùng một lúc, hãy dành thời gian để ưu tiên các công việc quan trọng nhất và tập trung vào từng công việc một của mình. Làm đa nhiệm có thể dẫn đến kiệt sức nhanh hơn và làm tăng số lượng sai lầm và thiếu chính xác trong công việc của mình.

4. Giao phó công việc

Một trong những chiến lược quan trọng để tăng năng suất và hiệu quả cho phòng kế toán là việc áp dụng các giải pháp tự động hóa thông minh. Thay vì mải miết trong các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể cải thiện kết quả công việc bằng cách giao phó một số nhiệm vụ cho các “trợ lý ảo” thông minh.

Đối với các nhiệm vụ như nhập liệu bằng tay, xuất hóa đơn thủ công và quản lý các giao dịch hàng ngày, các công cụ tự động hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sai sót. Việc này không chỉ tăng năng suất mà còn đảm bảo chất lượng công việc ở mức độ cao nhất.

Đọc thêm: IRBOT tự động hóa RPA – Trợ thủ đắc lực trong lĩnh vực kế toán

Thay vì áp đặt cho bản thân mình một gánh nặng quá lớn, hãy tận dụng sức mạnh của công nghệ để giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Giao phó một số nhiệm vụ cho các giải pháp tự động hóa sẽ giúp tập trung vào những công việc quan trọng hơn và tăng cường năng suất cho phòng kế toán của bạn.

5. Nghỉ giải lao

Nghỉ giải lao ngắn – thậm chí chỉ 10 phút, cũng đủ giúp tinh thần của anh/chị quay lại công việc với cảm giác tập trung hơn. Trong thời gian nghỉ giải lao, bạn cũng có thể tận dụng để xem lại các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong ngày. Điều này giúp bạn đánh giá lại tiến độ công việc và phân bổ thời gian một cách hiệu quả nhất cho các nhiệm vụ tiếp theo.

Bài viết trên IRTECH đã chia sẻ các mẹo thực tế mà anh/chị kế toán có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả công việc của mình. Bên cạnh đó, công ty IRTECH chuyên cung cấp giải pháp tự động hóa cho phòng ban kế toán để xử lý các nghiệp vụ: tự động nhập – xuất – đồng bộ hóa đơn, dữ liệu,…Nếu doanh nghiệp của anh/chị cần tư vấn hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.