Cách đi tắt đón đầu trong thời buổi 4.0 là tận dụng những công nghệ chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Đối mặt với cách thức làm việc thủ công không còn mang lại hiệu quả, việc sử dụng phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp hỗ trợ cho các nhân sự là điều cần thiết. Cùng IRTech tham khảo tổng hợp phần mềm văn phòng đắc lực không thể thiếu dành cho nhân viên!

Gợi ý top phần mềm ứng dụng văn phòng sử dụng miễn phí

Lựa chọn phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp có chi phí phù hợp và mang lại hiệu quả là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp, nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, để doanh nghiệp tìm được công cụ phù hợp giữa hàng trăm nghìn loại hiện nay lại là câu chuyện không dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp phù hợp. Cùng theo dõi ngay!

1. Phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp là gì?

Phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp là các phần mềm được tạo ra nhằm mục đích phục vụ hoạt động của một tổ chức trong nhiều công việc khác nhau. Thị trường hiện nay liên tục cập nhập phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp đa dạng tính năng, từ landing page đến hỗ trợ thiết kế, marketing, mobile app kinh doanh,… Mỗi công cụ sẽ đáp ứng một nhu cầu sử dụng nhất định cho nhân viên.

Không chỉ để công việc trở nên đơn giản và đạt hiệu quả cao hơn, những nhân viên chắc chắn sẽ cần tới sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm văn phòng phù hợp. Việc tối ưu các quy trình, phương thức hoạt động thủ công sẽ đẩy nhanh tiến trình số hóa, công nghệ chuyển đổi số của doanh nghiệp và đem tới nhiều lợi ích đáng kể như tối ưu chi phí, cải thiện hiệu suất và khả năng làm việc linh hoạt, giúp mỗi nhân sự tập trung vào các công việc chuyên môn hơn.

2. Top các phần mềm ứng dụng văn phòng cho nhân viên

Đối với từng công việc đều có những phần mềm văn phòng phù hợp để hỗ trợ cùng như tối ưu tốc độ và tăng năng suất cho người sử dụng. Cùng tham khảo 5 phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp được đánh giá hiệu quả và dễ sử dụng:

2.1 Ladipage – Nền tảng tạo landing page 

Ladipage là phần mềm tạo website nhanh và dễ sử dụng. Phần mềm Ladipage được sử dụng để thiết kế landing page  thu hút và chuyển đổi những truy cập thành khách hàng tiềm năng. Mục đích của việc thiết lập landing page là để quảng bá và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi khách hàng nhanh chóng. Vì thế mà thiết kế landing page cũng đòi hỏi sự bắt mắt, trực quan, ngắn gọn nhưng cũng phải đầy đủ, nhằm kích thích tương tác của khách hàng thông qua hoạt động như điền form, liên hệ trực tiếp, đăng ký nhận thông tin,…

Chỉ cần một số thao tác đơn giản như kéo – thả, chỉnh sửa nội dung tùy ý, bạn có thể tự xây dựng cho bản thân/ công ty một landing page với giao diện tối ưu nhất. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm văn phòng thiết kế landing page hỗ trợ những doanh nghiệp hay cá nhân trong việc tạo dựng một trang, có thể kể đến các phần mềm: Google site, WordPress, Ladipage.vn, Wix,…

Landing page hiện nay đang được nhiều các doanh nghiệp sử dụng như một ứng dụng văn phòng thiết yếu bởi những lợi ích tuyệt vời của nó. Landing page cho phép bạn tập trung sự chú ý của khách truy cập vào một hành động cụ thể mà bạn muốn. Đồng thời, khách hàng có thể truy cập ngay lập tức vào những thứ họ thực sự quan tâm và không cần phải tìm kiếm quá lâu mới có được thứ họ cần. Đa phần, các landing được xây dựng với mục đích tăng tỷ lệ chuyển đổi từ các chiến dịch quảng cáo bán hàng.

Xem thêm: Top 7 doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất tại Việt Nam

Tuy nhiên, cũng giống như các công cụ marketing khác, landing page cũng luôn thay đổi theo các xu hướng mới đòi hỏi các nhân sự cần thường xuyên cập nhật, làm mới để thực hiện Marketing hiệu quả hơn.

2.2 Canva – Phần mềm marketing online thiết kế ảnh

Canva là phần mềm thiết kế hình ảnh trực tuyến được sử dụng trên mobile, website,…. Phần mềm cho phép người dùng truy cập theo các tài khoản và sử dụng kho hình ảnh, đồ họa, phông chữ đa dạng chỉ bằng thao tác kéo – thả đơn giản. Canva được đánh giá cao nhờ giao diện và tính năng dễ dùng, dễ học, chỉ với vài bước chọn hình ảnh, màu sắc, phông chữ,… hoặc chỉnh sửa dựa trên các mẫu có sẵn, người dùng đã có thể tạo ra một ấn phẩm hoàn chỉnh. Đánh dấu bước tiến mới trong thời đại công nghệ, Canva đã cho ra mắt trợ lý hỗ trợ AI đa năng khi giúp bạn đề xuất về đồ họa, phong cách thiết kế phù hợp hay thậm chí là tính năng đề xuất nội dung của ấn phẩm. 

Không dừng lại đó, Canva có thể tạo ra các infographic, bài thuyết trình, hay các ấn phẩm in ấn, website hay sơ đồ tư duy,… Thông qua cấu trúc giao diện đơn giản, Canva hướng đến phục vụ các người dùng muốn thiết kế một cách dễ dàng, nhanh gọn và vẫn đảm bảo về mặt thẩm mỹ. Thay vì mất thời gian cho những phần mềm cần chuyên môn cao, phức tạp và đôi khi quá nặng về cấu hình,… thì ứng dụng phần mềm Canva chính là lựa chọn hoàn hảo với kho template đa dạng và hơn 500 loại phông chữ, thư viện hình ảnh chất lượng cao.

Nhưng cũng chính vì sự đơn giản, dễ dùng mà đôi lúc Canva bị nhiều người dùng đánh giá là kém chuyên nghiệp và làm mài mòn tính sáng tạo. Việc lạm dụng các mẫu có sẵn, vô tình khiến các sản phẩm thiết kế trở nên đại trà và mất đi tính độc đáo. Bên cạnh đó, hạn chế của Canva là phụ thuộc vào đường truyền kết nối internet và những nơi không có internet thì việc sử dụng Canva là điều hoàn toàn bất khả thi.

2.3 Chat GPT – Chat AI hỗ trợ nội dung

Không còn xa lạ với Chat GPT, là một trợ lý trò chuyện AI, hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin, giải đáp các câu hỏi một cách nhanh chóng và chính xác. Trong thời đại có quá nhiều thông tin cần chọn lọc, sự xuất hiện của Chat GPT với khả năng phân tích và trả lời nhanh chóng hầu hết các câu hỏi, không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm có thể tận dụng để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Nhờ khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Chat GPT có khả năng tổng hợp và phân tích thông tin đa lĩnh vực, hỗ trợ nhân sự sử dụng ứng dụng văn phòng trong việc phát triển chiến lược nội dung. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa dịch vụ hỗ trợ khách hàng của mình bằng Chat GPT, đưa ra phản hồi kịp thời và cá nhân hóa dựa trên hiểu biết thông qua các truy vấn cụ thể của khách hàng. Công cụ chatbot này còn có khả năng điều chỉnh và cải thiện chất lượng nội dung xuyên suốt quá trình thu thập dữ liệu về các chủ đề mà khách hàng quan tâm.

Bên cạnh đó, Chat GPT vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế như cung cấp thông tin sai lệch, nội dung vi phạm nguyên tắc cộng đồng hay đạo văn. Các chuyên gia tin rằng trí tuệ nhân tạo chỉ nên xem như một ứng dụng phần mềm giúp quá trình sáng tạo trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn so với cách làm truyền thống. Vai trò của đội ngũ marketing trong việc chủ động tiếp cận, khai thác insight khách hàng, định hướng chiến lược và kiểm soát nội dung do Chat GPT tạo ra là khó có khả năng bị thay thế trong tương lai.

2.4 Mobile app doanh nghiệp – Ứng dụng mobile bán hàng, kinh doanh, chăm sóc khách hàng

App doanh nghiệp là ứng dụng mobile app được thiết kế theo yêu cầu và quy trình của doanh nghiệp, giúp quản lý tốt tất cả nghiệp vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng và xây dựng thương hiệu riêng, đồng thời công nghệ chuyển đổi số nâng cao hiệu suất làm việc tại các phòng ban.

Tỷ lệ người dùng internet tham gia mua sắm trực tuyến đã tăng từ 77% trong năm 2019 lên 88% trong năm 2022. Cùng với sự xuất hiện của những ông lớn trong cuộc đua giành thị phần như Grab, Baemin, Highlands Coffee, Shein hay các mobile app của các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki,… đã tạo ra nhiều thay đổi trong hình thức kinh doanh hàng hóa nói riêng và xu hướng xây dựng mobile app doanh nghiệp nói chung.

Xem thêm: Điểm danh tính năng hiệu quả trong mobile app kinh doanh

Đầu tư và lựa chọn công ty thiết kế mobile app đang là hướng đi được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi có thể cạnh tranh và mở rộng kinh doanh online thu về hiệu quả, tăng trưởng rõ rệt. Chỉ với một app kinh doanh khách hàng của bạn đã có thể lướt xem các sản phẩm, đặt hàng, thanh toán, đánh giá, tận hưởng ưu đãi và tạo ra doanh thu trên chính mobile app của doanh nghiệp.

2.5 Tự động hóa công nghệ RPA, trợ lý đắc lực cho kế toán, doanh nghiệp

Tự động hóa công nghệ RPA (Robotic Process Automation) là ứng dụng phần mềm robot ảo được thiết lập trên máy tính, nhằm thực hiện các tác vụ khác nhau để giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và giảm chi phí. Những robot ảo này sẽ thực hiện những công việc có quy trình cố định, những công việc lặp đi lặp lại như: nhập – xuất hoá đơn, nhập dữ liệu lên nhiều hệ thống, đối chiếu, chuyển dữ liệu qua nhiều phòng ban,… vốn là công việc thủ công của con người.

IRBOT sử dụng công nghệ chuyển đổi số tự động hóa RPA sẽ giúp doanh nghiệp có thêm một nhân sự ảo, đảm bảo xử lý các công việc mang tính lặp đi lặp lại với tốc độ nhanh hơn, sai sót ít hơn, năng suất làm việc tối đa và giúp nhân sự có thể tập trung vào công việc chuyên môn. Không thể bỏ lỡ cơ hội tuyển dụng nhân sự với năng suất làm việc 100%, hầu hết doanh nghiệp Việt đã và đang ứng dụng như: dịch vụ tài chính, chăm sóc sức khỏe, sản xuất – phân phối, bán lẻ và nhiều hơn thế nữa.

Sự tăng trưởng mạnh mẽ của xu hướng ứng dụng công nghệ chuyển đổi số không chỉ mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp, mà còn giúp công việc của cá nhân hiệu quả hơn, năng suất hơn. Cũng bởi, khi cách thức làm việc truyền thống không còn mang lại hiệu quả cao, việc sử dụng phần mềm công việc trở thành điều tất yếu hơn bao giờ hết. Nếu bạn cần tư vấn triển khai và trải nghiệm phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp phù hợp, chuyển đổi số với mobile app, ứng dụng công nghệ RPA, hãy liên hệ ngay với IRTech để được hỗ trợ nhanh chóng.