RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ hỗ trợ lao động thực hiện tự động các công việc lặp đi lặp lại hay có quy trình cụ thể. Công nghệ RPA hứa hẹn giúp doanh nghiệp đem lại hiệu quả nhanh, cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và cải cách phương thức làm việc. Hãy cùng IRTECH Việt Nam tìm hiểu rõ hơn về công nghệ hiện đang là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trên thế giới nhé!

1. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ giúp con người có thể xây dựng, triển khai, quản lý các robot phần mềm. Những robot ảo này sẽ thực hiện những công việc có quy trình cố định hay những công việc lặp đi lặp lại như các nghiệp vụ nhập, đối chiếu, chuyển dữ liệu lên hệ thống hay sang các bộ phận, phòng ban… những công việc mà trước đây là của người lao động. Vì vậy, những robot RPA này còn được ví như “lao động kỹ thuật số”.

Cụ thể, robot RPA sẽ tiến hành tự động hóa các công việc có quy trình lặp đi lặp lại bằng việc mô phỏng các thao tác trên máy tính của các nhân viên văn phòng. Nếu bạn muốn nhờ robot RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, robot RPA sẽ ghi nhớ các thao tác được gọi là kịch bản trình tự thao tác, và những lần sau đó robot RPA sẽ thực hiện công việc dựa trên kịch bản này. Các thao tác cũng như dòng công việc bạn có thể xây dựng, hiệu chỉnh ngay trên máy tính. Vì vậy, các nhân viên phòng nghiệp vụ không cần phải có kiến thức về lập trình mà vẫn có thể sử dụng được robot tự động hóa công việc RPA.

2. Xu hướng sử dụng RPA trên thế giới

Hiện nay trên thế giới, công nghệ RPA được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp và tổ chức. . Các lĩnh vực phổ biến đã được thay thế bởi robot tự động hóa quy trình có thể kể đến như:

Tài chính và ngân hàng: đây là ngành có rất nhiều tác vụ thủ công như thu thập thông tin đầu vào, trao đổi thông tin và xử lý thông tin rút tiền, chuyển tiền, cho vay,… Áp dụng tự động hóa quy trình vào các công việc như thanh toán đã giúp rút ngắn thời gian thu thập thông tin, robot RPA còn tự động phân tích đối chiếu và xuất ra các báo các, hạn chế tối đa sai sót.

Sản xuất và bán lẻ: robot ảo sẽ quét và kiểm tra hóa đơn theo đơn đặt hàng, tự động gửi hóa đơn cho bộ phận liên quan, nhập hóa đơn vào hệ thống và đánh dấu hóa đơn sau khi hoàn tất đơn hàng. Robot RPA sẽ giúp tăng năng suất bán hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng gấp nhiều lần.

Logistics: vốn là một lĩnh vực phức tạp, nhiều tác vụ phải được phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, chính xác. Việc ứng dụng RPA vào các hoạt động như xử lý đơn đặt hàng, kiểm kê, lên lịch và theo dõi đơn hàng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu chi phí.

Ngoài ra, việc tự động hóa được các nghiệp vụ như bán hàng, thanh toán, quản lý dữ liệu, kế toán, tạo báo cáo, gửi email, xử lý văn bản, tài liệu cho đến quản trị nhân lực, trả lương giúp RPA có thể áp dụng cho hầu hết các lĩnh vực trên thị trường.

Xem thêm: Tối ưu hoạt động Tài chính – Kế toán với tự động hóa RPA

3. Sự khác biệt của robot tự động hóa quy trình và thủ công

Sự khác biệt lớn nhất giữa các “lao động kỹ thuật số” – robot RPA và nhân sự thực hiện thao tác thủ công là sự tự động hóa, tốc độ cũng như thời gian làm việc. Trong khi thao tác thủ công thực hiện các công việc lặp đi lặp lại nhiều lần với một tốc độ giới hạn và chỉ có thể thực hiện 8 đến 10 tiếng một ngày, thì các robot RPA có thể làm việc nhanh gấp 3-5 lần và xuyên suốt 24/7. Có thể thấy, năng suất làm việc của robot RPA lớn hơn gấp nhiều lần so với thực hiện thủ công.

Để dễ dàng so sánh hiệu quả của robot RPA so với con người, hãy cùng tìm hiểu một ví dụ về áp dụng RPA để tự động đặt mua nguyên vật liệu trong một công ty thương mại. Trước khi áp dụng RPA, việc sao chép thông tin đặt hàng mất nhiều thời gian và hay sai sót, xử lý của hệ thống chậm trễ nên hay phải chờ đợi. Công ty này thường phải chấp nhận vì hoạt động này liên quan đến hệ thống của đối tác giao dịch.

Công ty trên đã áp dụng RPA xử lý tự động theo 4 bước:

(1)Tập hợp thông tin đặt mua nguyên vật liệu

(2) Mở hệ thống web tiếp nhận đơn hàng của nhà cung cấp. 

(3) Đăng ký thông tin đặt hàng trên hệ thống

(4) Báo cáo tình trạng đặt hàng tới người phụ trách

Từ đó, doanh nghiệp đã hoàn thành công việc mà trước đây cần 130h/năm chỉ trong 30h, sai sót khi nhập liệu giảm đi đáng kể.

4. Lợi ích RPA mang đến cho doanh nghiệp

Cho phép kiểm soát toàn bộ quá trình: Doanh nghiệp có thể xây dựng, kiểm soát, điều chỉnh quy trình làm việc của robot RPA trên máy chủ của mình.

Nâng cao năng suất: Nhờ áp dụng tự động hóa RPA những công việc mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.

Loại bỏ lỗi thao tác: Bởi khả năng tập trung của con người có giới hạn nên khó có thể tránh khỏi lỗi. Với robot RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm robot có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót.

Cắt giảm chi phí: robot công nghệ: robot RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc ngay vào thời điểm cài đặt. Vì vậy, nhân sự ảo góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp không cần chi trả để phát triển một nghiệp vụ mới vì có thể xây dựng, hiệu chỉnh quy trình của robot RPA bất kỳ thời điểm nào.

Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực:  Việc thiếu hụt nguồn nhân lực trong tương lai là vấn đề đáng lo ngại. RPA có thể tự động hóa công việc có logic cố định mà không cần sự can thiệp của con người với hiệu quả cao hơn so với con người. RPA còn không bị giới hạn thời gian làm việc nên được kỳ vọng sẽ trở thành một công cụ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực trong nghiệp vụ văn phòng.

Xem thêm: RPA – Giải pháp tự động hóa SMEs Việt không nên bỏ lỡ

5. Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng RPA

Với những lợi ích mà robot tự động hóa quy trình mang lại, mọi doanh nghiệp đều nên cân nhắc áp dụng RPA vào quy trình hoạt động của mình. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn nhân lực có hạn áp dụng RPA để có thể tối ưu hóa quy trình làm việc sẽ giảm được áp lực cho nhân viên, giúp họ tập trung vào các hoạt động tạo giá trị lớn hơn, góp phần phát triển công ty. Đồng thời tạo được trải nghiệm tốt cho khách hàng, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp lớn hơn, có những robot tự động hóa quy trình sẽ giúp quản lý, điều chỉnh dễ dàng toàn bộ quy trình hoạt động, gia tăng năng lực phục vụ khách hàng, giữ vững uy tín doanh nghiệp.

6. Những điều cần lưu ý để áp dụng RPA thành công

Mọi công nghệ trên thế giới đều có những mặt tốt và mặt chưa tốt. Công nghệ RPA cũng có những điều mà doanh nghiệp cần chú ý để tránh “tiền mất, tật mang”

Cân nhắc phạm vi sử dụng RPA:  RPA chỉ có khả năng thực hiện các thao tác có quy trình lặp đi lặp lại. Vì vậy, mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau, nhưng vẫn có một số công việc cần được làm thủ công. Doanh nghiệp nên xác định được các nghiệp vụ nào cần được tự động hóa và thao tác nào cần thực hiện thủ công, như vậy mới có thể nâng cao được chất lượng công việc.

Lựa chọn sản phẩm RPA phù hợp với nhu cầu và ngân sách: Các sản phẩm RPA trên thị trường có tính năng và giá thành khác nhau. Mỗi sản phẩm của mỗi công ty khác nhau có đặc trưng khác nhau, doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng những yêu cầu về tính năng sản phẩm và nhu cầu của nghiệp vụ áp dụng để có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp với ngân sách của mình.

RPA là công cụ hỗ trợ con người: robot RPA hay thậm chí là AI không cướp đi công việc của con người mà chỉ là công cụ hỗ trợ con người tối ưu công việc. Khi những công việc đơn giản có tính lặp lại được giao phó cho robot thực hiện, con người có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo hơn. Vì vậy, ứng dụng RPA không có nghĩa là bạn có thể loại bỏ được các nhân sự quan trọng trong công ty.

Qua bài viết này, hy vọng doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về RPA cũng như những lợi ích khi áp dụng RPA vào hoạt động của mình. Phần mềm tự động hóa RPA sẽ mang lại cho các doanh nghiệp hàng ngàn lợi ích như nâng cao năng suất, giảm thiểu chi phí, giải quyết các vấn đề về thiếu hụt nguồn nhân lực. Nếu bạn muốn thiết lập một robot ảo – giúp tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp của mình, liên hệ ngay với IRTECH Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!