THỊ TRƯỜNG PHÂN PHỐI BÁN LẺ 2020 - 2021, ĐÂU LÀ HƯỚNG ĐI CHO DOANH NGHIỆP VIỆT?

Thủ tục giấy tờ là khoản chi phí mà hầu hết mọi tổ chức đều muốn tối ưu. Không chỉ các khoản tiền mua giấy tờ, mực in, máy in, không gian lưu trữ,…. mà nhân sự xử lý, thời gian tìm kiếm tổng hợp cũng là vấn đề đau đầu bởi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhân sự. Cùng tìm hiểu giải pháp tối ưu chuyện bàn giấy thúc đẩy số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp nhé!

Văn phòng không giấy – Công nghệ đem lại sự tiện lợi và hiệu quả cho doanh nghiệp

Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy hay còn gọi là văn phòng số, được hiểu cơ bản là trong mô hình văn phòng này, các văn bản được in hoặc viết bằng giấy sẽ được thay thế bằng các các tài liệu kỹ thuật số thay cho tài liệu giấy. Các dữ liệu đó được lưu trên máy tính và các phần mềm ứng dụng tiện lợi cho kết nối, quản lý và thực hiện công việc thông qua nền tảng Internet. Văn phòng không giấy là sản phẩm của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, tạo ra văn phòng mới thay thế cho văn phòng truyền thống.

Điều mà mọi doanh nghiệp cần biết khi thực hiện bước đầu tiên chuyển đổi số đó chính là hướng tới số hóa tài liệu. Ở Việt Nam hiện nay, văn phòng không giấy đang và sẽ là một môi trường, là một điều kiện cần và là công cụ không thể thiếu để thực hiện chuyển đổi số thành công trong các doanh nghiệp. Việc giảm thiểu sử dụng các tài liệu bản cứng sẽ đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số của tổ chức, doanh nghiệp và đem tới nhiều lợi ích đáng kể như tối ưu hoá chi phí, không gian, cải thiện hiệu suất và khả năng làm việc linh hoạt, đồng thời, cắt giảm lượng rác thải giấy.

Tại sao doanh nghiệp hiện tại vẫn chưa thể từ bỏ sử dụng tài liệu giấy?

1. Thói quen cũ khó bỏ

Các công ty đã hoạt động kinh doanh trên giấy trong xuyên suốt nhiều thế kỷ vì vậy việc số hoá toàn bộ giấy tờ khó có thể xảy ra dễ dàng chỉ trong một sớm một chiều. Thực tế cho thấy nhiều đối tác hay nhân viên ngày nay giữ thói quen thích đọc, tra cứu thông tin trên một tờ giấy được in ra hơn là nhìn vào tài liệu trên màn hình. Đặc biệt để đảm bảo sự chắc chắn, niềm tin hay sự uy tín trước mặt đối tác thì việc sử dụng tài liệu giấy vẫn được ưu tiên. Bởi vậy việc triển khai 1 văn phòng không giấy vấp phải thách thức lớn liên quan tới tư duy, thói quen nói trên.

2. Sợ mất tài liệu, an toàn của hệ thống

Trong thời đại số hóa, những người lãnh đạo luôn lo lắng về các công nghệ mới. Họ lo ngại rằng hệ thống quản lý tài liệu sau khi được số hoá có thể bị tấn công bởi virus, lỗi phần mềm hoặc mất dữ liệu đột ngột gây gián đoạn cho việc truy cập tài liệu của doanh nghiệp.

3. Ưu tiên các mục tiêu khác

Giữa những mục tiêu phát triển khác như nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đầu tư, đổi mới trang thiết bị văn phòng,…đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thì chưa thực sự coi việc số hóa giấy tờ là ưu tiên hàng đầu của họ. Với tư duy nghĩ số hoá là chưa cần thiết, tốn kém và khó thực hiện đã cản bước doanh nghiệp trên hành trình phát triển số. 

Trên thực tế, số hóa giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp đặt nền tảng cho chuyển đổi số – xu thế phát triển ngày nay của doanh nghiệp Việt. Theo khảo sát của VINASA, hơn 92% doanh nghiệp Việt đã có sự quan tâm hay thậm chí đã tích cực ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của mình. Ngoài ra, số hóa giấy tờ là một cơ hội lớn để tiết kiệm ngân sách bởi ngày nay chi phí giấy đang ngày một tăng cao.

Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả doanh nghiệp nên ứng dụng

Lợi ích của mô hình văn phòng không giấy tờ

Tiết kiệm chi phí

Chi phí giấy, mực in và bảo trì máy in hoàn toàn có thể được tiết kiệm về lâu dài bằng cách chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy, hoặc ít nhất là một văn phòng gần như không có giấy chỉ với một máy in tập trung. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử được cung cấp với mức giá cực kỳ phải chăng, giúp cho nhân viên dễ dàng truy cập tất cả tài liệu họ cần bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị.

Bảo mật thông tin

Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Việc đánh cắp thông tin khả năng cao diễn ra khi doanh nghiệp sử dụng tài liệu giấy. Vì nếu tài nguyên dữ liệu được lưu trữ cùng nhiều cấp độ phân quyền với mức độ bảo mật cao trên máy tính hoặc đám mây, việc hacker có thể tấn công đánh cắp dữ liệu là điều không dễ dàng.

Khi lưu trữ các tài liệu này vào hệ thống máy tính, các doanh nghiệp có thể cài chương trình bảo mật để bảo vệ thông tin. Cách bảo mật thông dụng nhất là cái mật khẩu, thiết lập quyền truy cập và chỉ những thiết bị hoặc nhân viên được chỉ định mới được phép mở và sử dụng tài liệu. Một tài khoản người dùng với mật khẩu mạnh cũng có thể an toàn hơn tủ tài liệu truyền thống, giữ cho các tài liệu quan trọng nhất không bị hư hại hay thất lạc.

Dễ dàng trao đổi, chuyển giao dữ liệu

Với công nghệ ngày càng hiện đại, các văn bản nay đã có thể lưu dưới dạng kỹ thuật số với các phần mềm định dạng như text, docx, pdf, v.v. Với internet, các tệp tài liệu này có thể được gửi đi chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian tối đa so với việc lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian

Ngoài ra, các phần mềm định dạng còn kèm theo các chức năng hỗ trợ việc chỉnh sửa văn bản như tính năng gợi ý, để lại nhận xét, v.v. Điều này giúp cho quá trình trao đổi ý kiến và điều chỉnh tài liệu trở nên minh bạch và tiện lợi hơn.

Thúc đẩy văn phòng không giấy tờ với tự động hóa quy trình làm việc

Theo thực tế, trung bình một nhân viên dành 30 – 40% thời gian làm việc mỗi ngày để xử lý các giấy tờ, thủ tục hành chính bằng thủ công. Nếu doanh nghiệp dùng giải pháp tự động hóa quy trình làm việc cho nhân sự, sẽ giải phóng nhân viên khỏi công việc lặp đi lặp lại này, bởi mọi quy trình đều được tự động hóa.

Bên cạnh đó, những đầu việc cần 2-3 người xử lý thì nay chỉ cần từ 1 – 2 nhân viên để xử lý. Tiết kiệm ít nhất 50% chi phí cho doanh nghiệp với năng suất làm việc 24/7/365 mà không cần thời gian nghỉ ngơi. Góp phần giảm tải áp lực công việc cho nhân viên. Đồng thời, với việc ứng dụng phần mềm, các công việc được giao và theo dõi, giám sát hoàn toàn trên hệ thống, giảm thiểu tình trạng sai sót, thiếu thông tin. Nhà quản lý cũng có thể cập nhật, truy xuất báo cáo theo thời gian thực để đưa ra quyết định kịp thời.

Xem thêm: IRBOT robot ảo tự động hóa quy trình RPA

Phần mềm tự động hóa IRBOT – giải pháp giúp văn phòng giảm tải giấy tờ, bước đầu số hóa doanh nghiệp. Giúp cho việc lưu trữ, quản lý thông tin dữ liệu trở nên an toàn và đảm bảo hơn, hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến mất tài liệu. Trong các trường hợp rủi ro bị mất tài liệu, bạn cũng có thể dễ dàng khôi phục lại chúng từ dữ liệu sao lưu. Bên cạnh đó, tự động hóa còn giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, giúp người quản lý nhanh chóng tiếp cận được thông tin cần thiết, từ đó tăng hiệu suất làm việc.

Mặc dù việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy tờ không thể diễn ra trong một sớm một chiều, nhưng sự thay đổi này rất xứng đáng để các doanh nghiệp nỗ lực.

Việc áp dụng công nghệ vào quản trị và tự động hóa doanh nghiệp cũng là con đường ngắn nhất để các doanh nghiệp phát triển theo kịp tốc độ phát triển của các nước trên thế giới. Để hiểu rõ hơn về phần mềm tự động hóa IRBOT, hãy liên hệ cho chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!