THỊ TRƯỜNG PHÂN PHỐI BÁN LẺ 2020 - 2021, ĐÂU LÀ HƯỚNG ĐI CHO DOANH NGHIỆP VIỆT?

Các chi phí ẩn trong doanh nghiệp là lý do khiến đến 90% các công ty vừa và nhỏ sớm phải dừng chân trong cuộc đua kinh doanh. Làm sao để nhận diện và tối ưu các khoản hao phí này? Cùng tìm hiểu ngay!

Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp

1. Chi phí cho các cuộc họp

Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, nhưng sự thật là không phải cuộc họp nào cũng đem lại hiệu quả tích cực. Theo thống kê năm 2019, chi phí cho những cuộc họp vô nghĩa ở các doanh nghiệp Anh là 58 tỷ đô, còn ở Hoa Kỳ con số này lên tới 399 tỷ đô. Điều vô nghĩa này thì sẽ vô tình đã tạo ra sự lãng phí về thời gian, tiền bạc và cả năng suất công việc, từ đó tạo nên chi phí ẩn cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 8 ngôn ngữ lập trình ứng dụng di động hot trend

2. Chi phí làm thêm giờ (Over Time)

Nhiều nhà tuyển dụng thường mong muốn nhân viên có thể làm việc thêm giờ như một quy chuẩn làm việc mới. Nhưng việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc chưa hẳn là điều đáng mừng khi OT cũng có thể tạo ra những lãng phí tiềm ẩn cho doanh nghiệp:

• Nhân viên làm việc ngoài giờ không hẳn là do khối lượng công việc nhiều, mà có thể là do năng suất thấp hoặc quá trình làm việc không hiệu quả. 
• Nỗ lực và năng lượng làm việc thêm giờ có thể hạn chế hiệu suất của nhân viên do những ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe về lâu dài. 
• Nhân viên có thể lợi dụng tài nguyên của doanh nghiệp để làm những việc riêng trong khi bản thân lại báo cáo tăng ca.

3. Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Đây là chi phí ẩn phổ biến nhất trong mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả trang thiết bị và nhân lực. Mặc dù không sử dụng hoặc không tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng đây vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao hay bảo trì cho các thiết bị. Vì vậy cần kiểm soát tài nguyên nhàn rỗi để tối ưu chi phí trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Vai trò của giám đốc tài chính có bị thay thế bởi công nghệ

4. Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí công việc

Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và giao nhiệm vụ đúng người. Bởi vì khi nhà quản lý đặt nhân viên vào vai trò không phù hợp với năng lực của họ, sẽ gây ra ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cũng như lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.

5. Chi phí do quy trình kém hiệu quả

Các hoạt động nhập liệu, xử lý giấy tờ, chứng từ; quy trình nhiều phòng ban;… đã vô tình phát sinh nhiều thao tác không cần thiết, dẫn đến việc lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,… Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn. Vì vậy, đối mặt với dịch bệnh Covid-19 và chuyển đổi số, không ít doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng tự động hóa IRBOT trong quy trình vận hành doanh nghiệp, từ đó giúp tháo gỡ những nút thắt trong quá trình triển khai, thực hiện công việc dễ dàng hơn, mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Cách tối ưu chi phí ẩn trong doanh nghiệp

1. Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình

Thông thường việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp chuẩn xác sẽ được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

• Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
• Modeling: Mô hình hóa quy trình
• Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
• Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
• Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.  

Nếu doanh nghiệp tối ưu các quy trình quản lý, không những hạn chế các loại chi phí ẩn mà còn giúp tiết kiệm thời gian, năng suất công việc và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

2. Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất và phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự

Nhân lực luôn là thành phần cốt lõi của tổ chức. Nhưng cho dù nguồn nhân sự giỏi đến đâu mà nhà quản lý không biết cách quản lý và sử dụng thì cũng chỉ là một sự lãng phí. Vì vậy nhà quản lý cần đo lường và đánh giá chất lượng nhân viên, từ đó dễ dàng tìm ra những giải pháp cải thiện. Bên cạnh đó, khi đã nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng người, nhà quản lý có thể dễ dàng phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn với hệ thống ERP

3. Ứng dụng các giải pháp công nghệ

App doanh nghiệp IRTECH sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả công việc một cách hoàn chỉnh, từ giao việc, nhận việc, theo dõi báo cáo tiến độ, bàn giao dữ liệu, review kết quả, đánh giá trực tiếp,… giúp tối ưu quy trình quản lý vận hành của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả và năng suất công việc. Hay công nghệ tự động hóa RPA giúp tối ưu quy trình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giảm công việc giấy tờ phức tạp, nhân sự có thời gian tập trung cho những công việc mang tính sáng tạo, đem lại giá trị mới cho doanh nghiệp.

Qua bài chia sẻ trên, hi vọng doanh nghiệp đã có các giải pháp giải quyết những chi phí ẩn trong khâu quản lý, vận hành, từ đó cải thiện chất lượng công việc. Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn xây dựng ứng dụng quản lý riêng hay tự động hóa quy trình IRBOT – công nghệ RPA thì đừng ngần ngại liên hệ dịch vụ IRTECH Đà Nẵng để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.