Để đồng bộ dữ liệu kinh doanh kịp thời, liên tục và thông tin chính xác là vấn đề nan giải khiến nhiều doanh nghiệp phân phối phải đau đầu để tìm cách xử lý. Bamepharm là một trong những doanh nghiệp gặp phải bài toán khó đó trong tiến trình mở rộng và phát triển doanh nghiệp. Đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng, dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục giải pháp IRBOT đã giúp Bamepharm tự động hóa doanh nghiệp một cách liên tục và ghi nhận được những hiệu quả cụ thể so với cách làm thủ công truyền thống trước đây.

BAMEPHARM – Sứ mệnh phụng sự sức khỏe Việt

Trải qua 45 năm hình thành và phát triển bền bỉ, Bamepharm (Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Đắk Lắk) là doanh nghiệp có hệ thống phân phối bán lẻ trực tiếp lớn nhất khu vực Tây Nguyên. Đến nay Bamepharm đã có hơn 300 đối tác, nhà cung cấp trên cả nước, hơn 800 cửa hàng bán lẻ. Bamepharm không chỉ trở thành doanh nghiệp số 1 trên thị trường dược khu vực miền Trung – Tây Nguyên về hệ thống bán lẻ trực tiếp mà hơn thế, Bamepharm tự hào vì đã và đang mang trên mình “sứ mệnh phụng sự”, chuyển từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ, và chuyển từ tư duy phục vụ sang cung cấp dịch vụ.

Đồng bộ hóa đơn: Nhập tay thủ công… lại số lượng nhiều

Là một doanh nghiệp có bề dày lịch sử, lại chiếm một vị trí quan trọng trong chuỗi hệ thống bán lẻ trực tiếp. Trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, Bamepharm đã chọn cho mình hướng đi riêng, trước hết là phát huy hệ thống phân phối rộng khắp địa bàn Đắk Lắk – Đắk Nông.

Với tính chất đặc thù của ngành như vậy, Bamepharm không tránh khỏi khó khăn việc có số lượng hoá đơn bán hàng mỗi ngày rất lớn, luồng công việc bị quá tải, quy trình nghiệp vụ lại khá phức tạp. Để tiến hành nhập liệu đồng bộ và duyệt đơn hàng 2 chiều từ hệ thống DMS lên hệ thống Phần mềm kế toán và ngược lại, khiến cho phòng kế toán mất rất nhiều thời gian và nguồn nhân lực trong khâu này. Việc kiểm tra lại hóa đơn để khớp với thông tin cũng tiêu tốn của kế toán khá nhiều thời gian. Đôi lúc việc so sánh xử lý dữ liệu nhầm lẫn khiến bộ phận kế toán không khỏi đau đầu. Thời gian nhân sự kế toán xử lý hóa đơn trung bình mất từ 5 đến 10 phút, thậm chí còn nhiều hơn nếu số lượng hóa đơn quá nhiều. Số lượng hóa đơn vừa nhiều lại phải đảm bảo chính xác 100% đã gây áp lực rất lớn cho đội ngũ kế toán.

Xem thêm: BQ số hóa quản lý hoạt động bàn giấy hiệu quả với IRBOT

Thay đổi để đi nhanh hơn, để tìm đến cơ hội thành công

Sau một thời gian tìm hiểu công nghệ tự động hóa doanh nghiệp, Bamepharm đã quyết định chọn IRBOT – Tự động hóa do IRTECH cung cấp, nhằm đồng bộ dữ liệu tự động để giải quyết bài toán nan giải hiện tại, và hỗ trợ đội ngũ kế toán tăng năng suất, có nhiều thời gian hơn để xử lý các nghiệp vụ khác. IRBOT hoạt động liên tục 24h/7 ngày, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc. Đây là giải pháp phù hợp cho vấn đề mà Bamepharm đang gặp phải.

Với lượng công việc khổng lồ đó, Bamepharm đã ứng dụng giải pháp IRBOT hỗ trợ đồng bộ dữ liệu tự động như sau:

1. Robot sẽ tự động lấy dữ liệu đơn hàng khi có phát sinh trên hệ thống DMS.
2. Robot tiến hành nhập dữ liệu và tạo hóa đơn trên hệ thống phần mềm kế toán
3. Robot tiến hành lấy đơn hàng đã chốt, kiểm tra đơn hàng đã đủ điều kiện để lên hệ thống DMS hay không.

IRBOT hỗ trợ kế toán đồng bộ dữ liệu tự động từ hệ thống DMS lên hệ thống phần mềm kế toán. Đồng thời tự động duyệt đơn hàng một cách nhanh chóng, tự động quét dữ liệu để kiểm tra độ chính xác của đơn hàng. Đặc biệt, IRBOT – tự động hóa còn tương thích với định dạng của nhiều phần mềm kế toán phổ biến, giúp đội ngũ kế toán dễ dàng tạo hoá đơn.

IRBOT – “Điểm sáng” giải quyết khó khăn của Bamepharm

Giải pháp IRBOT – Tự động hóa, được xem là chìa khóa tối ưu vận hành, tăng tốc xử lý đơn hàng, hóa đơn. Sau một thời gian áp dụng IRBOT tự động hóa vào các tác vụ đồng bộ dữ liệu tự động tại phòng ban kế toán Bamepharm, đã có được những chuyển biến rõ rệt, rất khả quan:

• Trong tổng số hơn 95% Hoá đơn bán hàng được nhận dạng và xử lý một cách tự động

• Giúp tăng độ chính xác, kiểm soát được tính hợp pháp của hóa đơn

• Giải quyết được quy trình vận hành một cách tự động với khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc.

• Ngoài ra còn giảm thiểu sai sót không đáng có nhờ khả năng tự động hóa 100% các quy trình.

• Tiết kiệm đến 25% thời gian và chi phí về nhân sự cùng các chi phí khác của doanh nghiệp.

Nhờ ứng dụng giải pháp IRBOT mà Bamepharm đã dễ dàng quản lý và kiểm soát công việc trở nên hiệu quả hơn. IRTECH hi vọng với giải pháp này sẽ tiếp thêm sức mạnh, góp phần giúp Bamepharm vững bước trên chặng đường khi công nghệ 4.0 dẫn dắt những thay đổi thời đại.

Xem thêm: VFRACHT – Thành công kết thúc xử lý thủ công hóa đơn đầu ra

Doanh nghiệp bạn muốn số hóa phòng ban kế toán từ truyền thống sang làm việc thông minh để giải quyết các khó khăn. Hãy liên hệ ngay để được các chuyên gia của IRTECH trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất! Đăng ký tư vấn giải pháp IRBOT – Tự động hóa cho doanh nghiệp ngay tại đây.