Với cách làm việc thủ công, nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay đang lãng phí nguồn lực vào những công việc lặp đi lặp lại. Doanh nghiệp bạn đang mắc phải vấn đề xử lý hóa đơn đầu vào một cách thủ công, mất nhiều thời gian? Bạn muốn tìm một giải pháp để tăng hiệu quả và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của mình? Hãy khám phá AutoInvoice – công nghệ tự động hóa giúp xử lý hóa đơn đầu vào tự động và tại sao nên chọn Autoinvoice trong tiến trình số hóa doanh nghiệp nhé!

Tổng quan về tình trạng xử lý hóa đơn hiện nay và tại sao cần đến giải pháp tự động hóa

Hiện nay, việc xử lý hóa đơn đầu vào hay đầu ra vẫn là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao và tiêu tốn nhiều thời gian cho việc nhập liệu và xử lý.

Một số thách thức kế toán đối mặt khi xử lý hóa đơn:

• Sai sót trong quá trình nhập liệu: Nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót do nhầm lẫn con số hoặc lỗi chính tả. Điều này dẫn đến các vấn đề liên quan đến tài chính, chẳng hạn như việc thanh toán sai số tiền hoặc tính thuế sai.

• Thời gian và chi phí nhập liệu: Nhập liệu thủ công đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nếu doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn cần xử lý, đồng nghĩa với việc phải dành ra một khoản thời gian dài để xử lý. 

• Khó khăn trong quản lý hóa đơn: Việc quản lý hóa đơn trở nên phức tạp khi có quá nhiều thông tin và định dạng khác nhau. Rủi ro trong việc lưu trữ, có thể bị mất, nhàu nát hoặc mối mọt ăn.

Để giải quyết các thách thức trên, các doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn. Việc sử dụng công nghệ tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

IRHUB là gì?

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, các doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp quản lý nghiệp vụ và công việc thông minh dành riêng cho công ty mình để nâng cao hiệu quả hoạt động. Với mong muốn thúc đẩy các doanh nghiệp tiến hành số hóa, chuyển đổi số. Công ty Công nghệ IRTECH đã nghiên cứu và phát triển kho giải pháp công nghệ IRHub.

Với hệ sinh thái hợp nhất IRHUB, sẽ là một nơi tập trung tất cả các giải pháp nghiệp vụ từ quản lý, nhân sự, kế toán,….được ứng dụng những công nghệ hiện đại 4.0 mới nhất như: tự động hóa quy trình (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI),…Sẽ giúp doanh nghiệp xử lý đầy đủ các nghiệp vụ chỉ cần kết nối internet và sử dụng được đa nền tảng như: PC, laptop, tablet, mobile. Quản lý dễ dàng, cập nhật báo cáo đầy đủ, chính xác, giúp lãnh đạo quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách thông minh, nhanh gọn và hiệu quả.

Auto Invoice là gì?

Auto Invoice là một sản phẩm nằm trong Hệ sinh thái giải pháp công nghệ của IRHub thuộc IRTECH Việt Nam. Với công nghệ tự động hóa RPA giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tự động nhận diện thông tin trên hóa đơn, sau đó thực hiện các bước xử lý, nhập liệu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.

Với Auto Invoice, quá trình xử lý hóa đơn đầu vào trở nên đơn giản hơn bao giờ hết với những công việc thủ công như: nhập liệu hóa đơn đầu vào, đối soát thông tin, nhập lên phần mềm kế toán, rà soát kiểm tra lỗi,…

Xem thêm: Tự động hóa quy trình – Sự phát triển lâu dài cho doanh nghiệp

Auto Invoice có những tính năng nổi bật gì?

So với các sản phẩm tương tự trên thị trường, Auto Invoice có ưu điểm là sử dụng công nghệ RPA. Giúp thực hiện những công việc có quy trình cố định hay những công việc lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xử lý hóa đơn, đồng thời giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác, cung cấp các tính năng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Auto Invoice mang đến giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào với những tính năng vượt trội như:

➤ Tự động tiếp nhận hóa đơn; Tự động tải, xử lý và đồng bộ dữ liệu lên phần mềm kế toán

➤ Kiểm tra tình trạng hóa đơn và đối chiếu thông tin với mã số thuế

➤ Tích hợp được với nhiều phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường: Fast, Misa, Bravo,…

➤ Xử lý dữ liệu chính xác 100% và bảo mật tuyệt đối

➤ Hoạt động 24/7/365, cân cả phòng kế toán chỉ với 1 nhân sự ảo

Các doanh nghiệp có thể giảm tới 90% nghiệp vụ thủ công. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào các công việc chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Quy trình trước và sau khi áp dụng Auto Invoice

Quy trình thủ công trước đây:

• Kế toán nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thông qua email hoặc file xml,…

• Kiểm tra thủ công các thông tin trên hóa đơn.

• Nếu có sai sót, kế toán phải đề nghị bên nhà cung cấp xuất lại hóa đơn.

• Tiến hành nhập liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán với những hóa đơn hợp lệ.

➤ Thời gian xử lý hóa đơn đầu vào giao động từ 8 – 10 phút/hóa đơn

Điều này cần tốn nhiều thời gian để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn và nhập vào phần mềm kế toán.

Sau khi áp dụng Auto Invoice:

Giúp Kế toán không mất thời gian và công sức để làm các quy trình thủ công như trên. Chương trình sẽ:

• Tự động đọc email để lấy hóa đơn từ nhà cung cấp về phần mềm Auto Invoice

• Tự động kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn

• Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán

➤ Giảm thời gian xử lý hóa đơn đầu vào xuống chỉ trong vài giây

Chỉ với 3 bước, Auto Invoice cung cấp cho mỗi công ty một địa chỉ email riêng. Sau đó, Auto Invoice tự động lấy các hóa đơn xử lý và đưa lên phần mềm kế toán. Đối với các trường hợp hóa đơn bị lỗi, kế toán chỉ cần thực hiện các thao tác duyệt hoạt hủy để xử lý hóa đơn này.

Lợi ích của Auto Invoice

Ngoài việc giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc, Auto Invoice còn mang đến một số lợi ích khác cho doanh nghiệp khi sử dụng sản phẩm:

• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn: Việc nhập liệu bằng tay thủ công như thường nhật có thể dẫn đến sai sót do nhầm lẫn hoặc lỗi chính tả. Với Auto Invoice, thông tin trên hóa đơn sẽ được nhận diện và nhập liệu tự động chính xác, giảm thiểu rủi ro của sai sót.

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Xử lý hóa đơn đầu vào nhanh và chính xác, sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng với chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí: Với việc sử dụng Auto Invoice, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí nhân sự. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Linh hoạt cho phòng ban: Đây là một giải pháp tích hợp hoàn chỉnh, sẵn sàng ứng dụng không cần phải đầu tư hệ thống hạ tầng và nhân lực IT. Phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ ít phòng ban.

Với những lợi ích trên, Auto Invoice là một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quá trình xử lý hóa đơn của mình.

Xem thêm: Công nghệ tự động hóa quy trình RPA và những lợi ích RPA đem lại cho doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp Việt nên ứng dụng Auto Invoice?

➤ Giá thành hợp lý: Auto Invoice là giải pháp (SaaS) một phần mềm dạng dịch vụ cho thuê. Vì vậy đáp ứng được giá thành hợp lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

➤ Sản phẩm dễ sử dụng: Với Auto Invoice việc nhập hóa đơn đầu vào và đồng bộ hóa đơn lên phần mềm kế toán rất đơn giản, dễ dàng quản lý hóa đơn của mình. Giao diện dễ sử dụng cho hầu hết các doanh nghiệp và mọi phòng ban kế toán.

➤ Xử lý hóa đơn tự động: Auto Invoice giúp cho doanh nghiệp xử lý hóa đơn đầu vào một cách tự động, giảm thiểu thời gian và công sức.

➤ Phù hợp cho mọi doanh nghiệp: Với sứ mệnh luôn đồng hành và cùng doanh nghiệp, con người phát triển. Auto Invoice sẽ là một giải pháp phù hợp cho tất cả doanh nghiệp Việt thuộc mọi quy mô, thuộc mọi lĩnh vực.

Video hướng dẫn sử dụng (review) chi tiết Auto Invoice

Trong video này, bạn sẽ được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm một cách chi tiết và rõ ràng, và áp dụng được dễ dàng và thuận tiện hơn.

Được kế thừa và phát triển công nghệ bởi IRTECH. Auto Invoice cam kết mang đến giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào tự động hiệu quả, tiết kiệm thời gian và mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp bạn. Một quy trình công nghệ tự động hóa thông minh, nhanh hơn gấp 3 lần và chi phí chỉ bằng 1/5. Nhanh chóng liên hệ với chúng tôi ngay để được hỗ trợ thêm thông tin tư vấn miễn phí và đăng ký trải nghiệm giải pháp nhé!