Chuyển đổi số cảng biển không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án công nghệ lớn. Với cảng vừa và nhỏ, điều quan trọng là xác định đúng điểm nghẽn, số hóa đúng quy trình và từng bước kết nối dữ liệu để tối ưu vận hành. Vậy đâu là lộ trình phù hợp để chuyển đổi số hiệu quả mà vẫn kiểm soát tốt chi phí đầu tư?

Chuyển đổi số cảng biển: Bắt đầu từ bài toán vận hành, không phải từ phần mềm

Trong hoạt động khai thác cảng, một quy trình tưởng như đơn giản có thể liên quan đến nhiều bộ phận và nhiều bên khác nhau. Từ kế hoạch tàu, hàng hóa, xếp dỡ, kiểm đếm, lưu kho đến giao nhận và điều phối phương tiện, mỗi khâu đều tạo ra dữ liệu cần được cập nhật và chia sẻ.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm hoặc các công cụ số trong một số nghiệp vụ. Tuy nhiên, dữ liệu vẫn có thể nằm rải rác ở nhiều hệ thống, phòng ban sử dụng những cách quản lý khác nhau, còn một số thủ tục vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, Excel, email hoặc trao đổi trực tiếp.

Khi đó, doanh nghiệp có thể đã “ứng dụng công nghệ” nhưng chưa thực sự đạt được hiệu quả của chuyển đổi số. Vấn đề không nằm ở việc cảng có bao nhiêu phần mềm, mà ở khả năng công nghệ giúp quy trình vận hành nhanh hơn, dữ liệu chính xác hơn và người quản lý ra quyết định tốt hơn.

Đây cũng là lý do cảng vừa và nhỏ cần một lộ trình phù hợp thay vì đầu tư dàn trải ngay từ đầu.

Vì sao cảng vừa và nhỏ cần một lộ trình riêng?

Mỗi cảng có quy mô, mô hình khai thác, hạ tầng công nghệ và nguồn lực khác nhau. Một hệ thống phù hợp với cảng lớn chưa chắc đã là lựa chọn tối ưu cho cảng vừa và nhỏ.

Với nguồn lực đầu tư có giới hạn, ban lãnh đạo thường phải cân nhắc rất kỹ: Đầu tư vào đâu trước? Bao lâu có thể nhìn thấy hiệu quả? Hệ thống mới có kết nối được với những gì doanh nghiệp đang sử dụng? Nhân sự có thể tiếp nhận và vận hành hay không?

Vì vậy, câu hỏi đầu tiên không nên là “Cảng cần mua phần mềm gì?”, mà nên là: “Quy trình nào đang khiến cảng mất nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực nhất?”

Đó có thể là thời gian phương tiện chờ, quy trình giao nhận còn nhiều giấy tờ, dữ liệu giữa các phòng ban không đồng nhất, việc kiểm đếm hàng hóa khó kiểm soát hoặc ban lãnh đạo mất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo.

Khi xác định được đúng điểm nghẽn, doanh nghiệp mới có cơ sở lựa chọn công nghệ và xây dựng lộ trình phù hợp.

Một lộ trình chuyển đổi số hiệu quả cần đồng thời giải quyết ba bài toán:

• Với Ban lãnh đạo: Khoản đầu tư có tạo ra hiệu quả vận hành và có thể đo lường được hay không?
• Với bộ phận Khai thác/Điều độ: Công nghệ có thực sự giúp quy trình nhanh hơn, giảm chờ đợi và phối hợp tốt hơn không?
• Với bộ phận CNTT: Hệ thống có thể tích hợp với hạ tầng hiện tại, bảo đảm dữ liệu và mở rộng trong tương lai không?

Khi ba góc nhìn này được thống nhất, chuyển đổi số mới có cơ hội tạo ra giá trị lâu dài.

Giai đoạn 1: Đánh giá hiện trạng và số hóa điểm nghẽn

Đây là bước đầu tiên trước khi doanh nghiệp quyết định đầu tư một hệ thống mới. Thay vì bắt đầu bằng việc tìm kiếm một phần mềm có thật nhiều tính năng, cảng nên rà soát lại các quy trình đang vận hành.

• Một hành trình hàng hóa từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất giao nhận đang trải qua bao nhiêu bước? 
• Thông tin được nhập ở đâu? 
• Ai chịu trách nhiệm cập nhật? 
• Có phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần không?…

Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp nhìn thấy khoảng cách giữa quy trình thực tế và quy trình mong muốn.

Ví dụ, một thông tin về hàng hóa có thể được bộ phận khai thác nhập vào Excel, sau đó gửi cho bộ phận giao nhận qua email và tiếp tục được nhập lại vào một hệ thống khác. Mỗi bước nhập lại đều tiêu tốn thời gian và làm tăng nguy cơ sai lệch dữ liệu.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên ưu tiên những quy trình có tần suất cao hoặc tác động trực tiếp đến năng suất và chi phí vận hành. Không nhất thiết phải số hóa tất cả cùng lúc. Một quy trình được cải thiện rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp có dữ liệu, kinh nghiệm và nguồn lực để mở rộng sang các bước tiếp theo.

Đồng thời, cần thiết lập các chỉ số làm cơ sở so sánh trước và sau khi triển khai. Chẳng hạn:

• Thời gian xử lý một giao dịch.
• Thời gian phương tiện chờ.
• Thời gian hoàn tất chứng từ.
• Tỷ lệ sai lệch dữ liệu.
• Thời gian tổng hợp báo cáo.
• Số lượng thao tác thủ công trong một quy trình.

Đây là những dữ liệu quan trọng để ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả đầu tư một cách thực tế.

• Kết quả cần đạt: Doanh nghiệp hiểu rõ hiện trạng, xác định được điểm nghẽn ưu tiên và biết quy trình nào nên được số hóa trước.

Giai đoạn 2: Kết nối dữ liệu và chuẩn hóa quy trình

Số hóa từng nghiệp vụ mới chỉ là bước đầu. Khi các phòng ban bắt đầu sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, một bài toán mới xuất hiện: dữ liệu bị phân tán.

Một cảng có thể đồng thời sử dụng hệ thống quản lý khai thác, kho bãi, kế toán, hóa đơn, thanh toán hoặc quản lý phương tiện. Nếu những hệ thống này không thể trao đổi thông tin, nhân sự vẫn phải nhập lại, sao chép hoặc đối chiếu dữ liệu.

Khi đó, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “số hóa từng nghiệp vụ” sang “kết nối toàn bộ quy trình”.

Đối với cảng hàng rời và hàng tổng hợp, yêu cầu này càng rõ ràng hơn. Đặc thù hàng hóa đa dạng, quy trình xếp dỡ, giao nhận, kiểm đếm và điều phối phương tiện có nhiều điểm liên kết. Một thay đổi trong kế hoạch khai thác có thể ảnh hưởng đến giao nhận, lưu kho hoặc vận chuyển.

Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra một luồng dữ liệu xuyên suốt hơn. Các phòng ban có thể tiếp cận thông tin cần thiết theo đúng vai trò, hạn chế việc nhập lại và giảm thời gian kiểm tra, đối chiếu.

Khi nền tảng dữ liệu nội bộ đã ổn định, doanh nghiệp có thể từng bước mở rộng kết nối với các bên liên quan như hãng tàu, chủ hàng, doanh nghiệp logistics và đơn vị vận tải.

Những nghiệp vụ phù hợp có thể được chuyển từ xử lý trực tiếp sang trực tuyến. Đây là bước quan trọng để giảm các thao tác trung gian, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo nền tảng cho mô hình vận hành kết nối.

• Kết quả cần đạt: Dữ liệu được chuẩn hóa, các quy trình quan trọng được kết nối và doanh nghiệp có nền tảng quản lý tập trung hơn.

Giai đoạn 3: Tự động hóa và quản trị dựa trên dữ liệu

Khi quy trình đã được chuẩn hóa và dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp mới có nền tảng phù hợp để tiến tới tự động hóa.

Trong hoạt động cảng, nhiều công việc có tính lặp lại như nhập dữ liệu, đối chiếu thông tin, tổng hợp báo cáo hoặc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Nếu quy trình đủ rõ ràng và ổn định, đây là những nghiệp vụ có thể xem xét tự động hóa.

Mục tiêu không phải là thay thế con người bằng công nghệ. Giá trị lớn hơn nằm ở việc giảm thời gian nhân sự dành cho những công việc thủ công, để họ tập trung vào các nhiệm vụ cần chuyên môn và khả năng xử lý tình huống.

Ở cấp quản lý, dữ liệu vận hành có thể được đưa lên dashboard để theo dõi những chỉ số quan trọng. Thay vì chờ báo cáo tổng hợp, lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin nhanh hơn và nhận diện vấn đề sớm hơn.

Nếu thời gian chờ của phương tiện tăng, dữ liệu có thể giúp tìm ra nguyên nhân nằm ở khâu đăng ký, điều phối hay giao nhận. Nếu năng suất khai thác giảm, doanh nghiệp có thể phân tích lại kế hoạch tàu, thiết bị và nguồn lực.

Đây là bước chuyển từ việc sử dụng dữ liệu để báo cáo sang sử dụng dữ liệu để ra quyết định.

• Kết quả cần đạt: Những công việc lặp lại được tự động hóa ở mức phù hợp, dữ liệu được sử dụng để phân tích và doanh nghiệp từng bước nâng cao năng lực quản trị dựa trên dữ liệu.

Đo lường chuyển đổi số bằng KPI vận hành, không phải số lượng tính năng

Một hệ thống có nhiều module chưa đồng nghĩa với một dự án chuyển đổi số thành công.

Điều quan trọng là công nghệ có tạo ra thay đổi trong hoạt động thực tế hay không.

Tùy mô hình khai thác, doanh nghiệp có thể theo dõi các KPI như:

• Năng suất xếp dỡ.
• Thời gian tàu chờ và làm hàng.
• Thời gian phương tiện chờ.
• Thời gian quay vòng phương tiện.
• Thời gian xử lý giao nhận.
• Độ chính xác trong kiểm đếm và quản lý hàng hóa.
• Tỷ lệ giao dịch trực tuyến.
• Tỷ lệ quy trình được tự động hóa.
• Thời gian lập và tổng hợp báo cáo.

Các chỉ số cần được xác định trước khi triển khai để có cơ sở so sánh. Khi đó, ban lãnh đạo có thể đánh giá rõ hơn khoản đầu tư đang tạo ra hiệu quả ở đâu và bước tiếp theo nên ưu tiên điều gì.

KPIs của chuyển đổi số không phải là “đã triển khai bao nhiêu module”, mà là “doanh nghiệp đã vận hành tốt hơn bao nhiêu”.

Từ số hóa cảng biển đến Smart Port Việt Nam

Một Smart Port không được hình thành chỉ bằng việc đưa AI, IoT hay tự động hóa vào cảng.

Nền tảng đầu tiên vẫn là dữ liệu.

Nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa, các hệ thống khó kết nối. Nếu quy trình chưa rõ ràng, tự động hóa có thể chỉ khiến một quy trình chưa tối ưu được thực hiện nhanh hơn. Và nếu doanh nghiệp chưa có KPI, rất khó xác định công nghệ đang thực sự tạo ra giá trị gì.

Vì vậy, hành trình hướng tới Smart Port Việt Nam thường bắt đầu từ những bước nền tảng: chuẩn hóa quy trình → số hóa dữ liệu → kết nối hệ thống → tự động hóa → quản trị thông minh.

Với cảng vừa và nhỏ, doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư tất cả ngay từ đầu. Điều quan trọng là mỗi giai đoạn đều tạo ra giá trị cụ thể và chuẩn bị nền tảng cho bước tiếp theo.

GTOS và ePort: Chọn giải pháp theo đặc thù khai thác

Sau khi đánh giá hiện trạng và xác định lộ trình, doanh nghiệp mới nên lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp. Đây là điều cần đặc biệt lưu ý vì bài toán vận hành của cảng hàng rời, hàng tổng hợp và cảng container có nhiều khác biệt.

Đối với nhóm cảng chuyên khai thác hàng rời và hàng tổng hợp, GTOS – General Terminal Operating System được định hướng cho các nghiệp vụ đặc thù như quản lý xếp dỡ, giao nhận và kiểm đếm hàng hóa. Giải pháp hướng đến số hóa quy trình vận hành, kết nối dữ liệu giữa các bộ phận và các bên liên quan, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào các thao tác thủ công và nâng cao khả năng quản lý tập trung.

Trong khi đó, ePort hướng đến mô hình cảng điện tử cho hàng container, hỗ trợ số hóa các dịch vụ và giao dịch giữa cảng với hãng tàu, doanh nghiệp logistics, chủ hàng và đơn vị vận tải.

Hai hướng giải pháp phục vụ những mô hình khai thác khác nhau, nhưng cùng hướng đến một mục tiêu lớn hơn: xây dựng môi trường vận hành dựa trên dữ liệu, giảm các bước xử lý thủ công và tăng khả năng kết nối giữa các bên trong hệ sinh thái cảng – logistics.

Điều doanh nghiệp cần quan tâm không phải là lựa chọn một hệ thống có nhiều tính năng nhất, mà là giải pháp có phù hợp với quy trình thực tế, khả năng tích hợp với hạ tầng hiện hữu và định hướng phát triển dài hạn của cảng hay không.

Cảng của anh chị đang ở đâu trên hành trình chuyển đổi số?

Trước khi đầu tư công nghệ, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng một cuộc đánh giá hiện trạng. Hãy xem xét 5 yếu tố: quy trình vận hành, dữ liệu, hệ thống công nghệ, nhân sự và năng lực quản trị.

Quy trình nào còn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ? Dữ liệu có đang phân tán giữa các phòng ban? Nhân sự có phải nhập cùng một thông tin nhiều lần? Các hệ thống hiện tại có khả năng kết nối? Ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu đủ nhanh để đưa ra quyết định?

Câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp xác định mình đang ở đâu trên hành trình chuyển đổi số và đâu là điểm nên ưu tiên trước.

Với cảng vừa và nhỏ, một lộ trình phù hợp có thể bắt đầu từ một quy trình cụ thể, sau đó mở rộng sang kết nối dữ liệu, tự động hóa và quản trị thông minh. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro đầu tư dàn trải, đồng thời có thể đo lường hiệu quả qua từng giai đoạn.

Anh chị đang muốn xác định đơn vị của mình đã sẵn sàng chuyển đổi số đến đâu? Liên hệ ngay để được tư vấn từ chuyên gia 15+ năm kinh nghiệm.