Cảng biển ùn tắc, chủ hàng chờ đợi, hãng tàu tốn chi phí và nhà xe chạy rỗng là bài toán nhức nhối của chuỗi cung ứng. Hệ sinh thái ePort ra đời như một giải pháp toàn diện, thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp và kết nối tất cả các bên trên cùng một nền tảng.

ePort là gì trong hệ sinh thái chuyển đổi số cảng biển?

Ngành khai thác cảng biển đang giữ vai trò cửa ngõ của hoạt động xuất nhập khẩu. Khi lượng hàng hóa tăng, quy trình thủ công dễ trở thành điểm nghẽn. Giấy tờ luân chuyển chậm. Thông tin giữa các bên không đồng bộ. Nhân sự mất nhiều thời gian cho việc nhập liệu lặp lại.

Hệ sinh thái ePort được xây dựng để giải quyết những điểm nghẽn đó. Đây là giải pháp số hóa doanh nghiệp toàn diện cho ngành khai thác cảng, giúp chuyển đổi mô hình vận hành từ trực tiếp sang trực tuyến. Thay vì mỗi bên xử lý dữ liệu riêng lẻ, ePort đưa cảng, hãng tàu, công ty giao nhận, đơn vị vận tải và chủ hàng vào cùng một luồng thông tin.

Không đơn thuần là một phần mềm riêng lẻ. ePort bao gồm nhiều phân hệ phối hợp với nhau: giải pháp cho hàng container, giải pháp GTOS cho hàng rời và hàng tổng hợp, cổng container tự động AutoGate, hệ thống quản lý điều hành nội bộ, và IRBOT tự động hóa các nghiệp vụ hành chính và chứng từ có quy trình lặp lại. Mỗi phân hệ phục vụ một khâu vận hành riêng biệt, nhưng tất cả đều chia sẻ chung một cơ sở dữ liệu tập trung. Các bên không cần trao đổi giấy tờ qua lại. Dữ liệu được cập nhật một lần và mọi đối tượng liên quan đều thấy được thông tin cần thiết, đúng thời điểm.

5 nhóm người dùng trong hệ sinh thái ePort

Hệ sinh thái ePort được thiết kế để phục vụ đồng thời nhiều nhóm đối tượng. Mỗi nhóm có nhu cầu nghiệp vụ khác nhau nhưng đều hướng đến một mục tiêu chung: thông tin chính xác, minh bạch và kịp thời.

• Đơn vị khai thác cảng: Theo dõi toàn bộ luồng hàng hóa ra vào, quản lý nhân sự và điều phối vận hành trên một hệ thống thay vì nhiều báo cáo hay bảng tính rời rạc.
• Hãng tàu: Trao đổi lệnh giao hàng điện tử (eDO) với cảng và khách hàng nhanh chóng, không cần gửi văn bản giấy qua nhiều khâu trung gian.
• Forwarder (công ty giao nhận): Theo dõi tình trạng lô hàng theo thời gian thực (real-time), chủ động sắp xếp kế hoạch giao nhận và đăng ký dịch vụ mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào giờ hành chính.
• Đội xe vận tải và tài xế: Nhận lệnh điều xe và theo dõi lịch trình ra vào cảng qua ứng dụng di động, giảm tối đa thời gian chờ đợi ùn tắc tại cổng cảng.
• Chủ hàng, doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Nắm bắt được tiến độ giao nhận hàng hóa chính xác mà không cần liên hệ trực tiếp qua từng bộ phận.

Sự phối hợp đồng bộ giữa 5 nhóm này trên cùng một nền tảng giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý thủ tục và loại bỏ gần như hoàn toàn sai sót do nhập liệu thủ công.

Xem thêm: GTOS của IRTECH: Hệ điều hành được thiết kế cho nghiệp vụ cảng tổng hợp Việt Nam

Luồng giao dịch vận hành trong hệ sinh thái ePort

So với phương thức truyền thống vốn phức tạp và mất nhiều thời gian, luồng giao dịch trên hệ sinh thái ePort được tối ưu hóa theo quy trình khép kín và tự động:

Bước	Thao tác trên ePort	Đối tượng thực hiện	Lợi ích đạt được
1. Khai báo & Yêu cầu	Gửi thông tin tờ khai, số container, booking	Forwarder / Chủ hàng	Dữ liệu đồng bộ trực tiếp lên hệ thống cảng
2. Phát hành lệnh	Xác nhận thông tin và phát hành lệnh eDO	Hãng tàu / Hải quan	Không dùng chứng từ giấy, xử lý tức thì
3. Thanh toán	Thanh toán cước, phí bãi qua ePayment	Forwarder / Chủ hàng	Giao dịch an toàn, cập nhật trạng thái ngay
4. Điều xe	Gán thông tin xe và tài xế nhận đơn	Đội xe vận tải	Tài xế nhận mã QR/E-ticket trên điện thoại
5. Thực thi qua cổng	Quét mã QR tại cổng tự động (AutoGate)	Tài xế / Cảng	Rút ngắn thời gian qua cổng chỉ còn vài giây

Hãng tàu hoặc forwarder gửi lệnh giao hàng lên hệ thống. Cảng tiếp nhận, xác nhận thông tin và cập nhật trạng thái container. Nhà xe nhận lệnh điều xe qua ứng dụng di động và tiến hành vận chuyển. Chủ hàng theo dõi toàn bộ tiến trình mà không cần hỏi lại từng bên.

Điểm khác biệt so với cách làm truyền thống nằm ở chỗ: mọi bước đều diễn ra trên cùng một hệ thống, không phải qua nhiều kênh liên lạc rời rạc như điện thoại, email hay giấy tờ tay. Nhờ vậy, quy trình được rút ngắn và các bên đều nhìn thấy cùng một dữ liệu, giảm tình trạng thông tin sai lệch giữa các khâu.

Đây cũng là hướng đi phù hợp trong lộ trình chuyển đổi số doanh nghiệp trong ngành logistics, giúp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, tăng khả năng kết nối thời gian thực giữa các bên tham gia chuỗi cung ứng.

eDO và các giao dịch điện tử trong ePort

Lệnh giao hàng điện tử (eDO): Các hãng tàu trong và ngoài nước sử dụng hệ thống để trao đổi dữ liệu eDO trực tiếp với cảng và các công ty logistics. Việc loại bỏ lệnh giấy giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian di chuyển và giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ.

Thanh toán điện tử (ePayment): Quá trình thanh toán các khoản phí dịch vụ cảng biển được kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng và cổng thanh toán. Nhờ đó, việc thu chi diễn ra nhanh chóng, minh bạch, giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ tài chính ngay trên hệ thống mà không cần đến phòng kế toán của cảng.

Kết nối đội xe và cảng qua ePort

Với nhóm nhà xe và tài xế, hệ sinh thái ePort cung cấp ứng dụng di động (Mobile App) chuyên dụng, giúp tài xế nhận lệnh điều xe và theo dõi lịch trình ra vào cảng ngay trên điện thoại. Thực tế triển khai tại Cảng Đà Nẵng cho thấy gần 70% tài xế sử dụng ứng dụng di động điều xe khi thực hiện công việc.

Bên cạnh ứng dụng di động cho tài xế, cổng container tự động AutoGate là phân hệ hỗ trợ trực tiếp cho việc ra vào cảng, đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp tại khu vực giao nhận:

1. Tài xế nhận thông tin lệnh và mã check-in (QR code) trên ứng dụng.
2. Khi xe đến cổng cảng, hệ thống AutoGate tự động nhận diện biển số, container và quét mã QR.
3. Xe không cần dừng lâu để xuất trình giấy tờ thủ công, giảm thiểu tình trạng ùn tắc giao thông trước cổng cảng.

Dữ liệu từ ứng dụng điều xe được đồng bộ với cổng tự động, tạo thành một luồng vận hành liền mạch từ nhà xe đến cảng.

Xem thêm: Ứng dụng AI trong logistics Việt Nam

Giá trị dữ liệu khi tham gia hệ sinh thái ePort

Khi các bên cùng vận hành trên một nền tảng, dữ liệu không chỉ phục vụ cho từng giao dịch riêng lẻ. Dữ liệu tích lũy theo thời gian giúp đơn vị cảng nhìn được bức tranh vận hành tổng thể: lượng hàng qua cảng theo mùa, thời gian xử lý trung bình của từng loại thủ tục, tỷ lệ sử dụng của từng nhóm khách hàng.

Thực tế tại Cảng Đà Nẵng, sau thời gian triển khai từ năm 2019, đã có hơn 92% các đơn vị logistics và forwarder sử dụng hệ thống ePort. Các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, vốn được xử lý thủ công trước đây, nay được xử lý tự động với độ chính xác lên đến 100%, giúp rút ngắn 2/3 thời gian giao dịch so với trước.

Đây là nền tảng để các doanh nghiệp trong ngành tiến thêm một bước trong hành trình số hóa doanh nghiệp: từ việc lưu trữ dữ liệu, tiến tới khai thác dữ liệu để ra quyết định. Về sau, dữ liệu vận hành từ ePort cũng có thể kết hợp với các công cụ hỗ trợ ra quyết định như IR Mind, trợ lý AI của IRTECH, để tổng hợp thông tin nhanh hơn cho đội ngũ quản lý cảng.

Lộ trình kết nối vào hệ sinh thái ePort

Để tham gia vào hệ sinh thái ePort, các đơn vị có thể lựa chọn lộ trình triển khai từng bước nhằm đảm bảo tính ổn định và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hiện tại:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng: Đánh giá các loại giao dịch, khối lượng hàng hóa và những điểm nghẽn mà doanh nghiệp đang gặp phải

Bước 2: Lựa chọn phân hệ phù hợp: Đội ngũ kỹ thuật đề xuất triển khai từng phân hệ ưu tiên (như eDO, ứng dụng điều xe hoặc AutoGate) tùy theo nhu cầu thực tế.

Bước 3: Tích hợp và thử nghiệm: Kết nối hệ thống hiện tại của doanh nghiệp với ePort qua chuẩn API/EDI và tiến hành kiểm thử luồng dữ liệu.

Bước 4: Vận hành & đào tạo: Đưa hệ thống vào sử dụng chính thức, đồng thời hướng dẫn quy trình cho nhân viên và các bên liên quan.

Hệ sinh thái ePort không phải là một phần mềm đơn lẻ. Đây là mạng lưới kết nối giữa cảng, hãng tàu, forwarder, nhà xe và chủ hàng, giúp mọi giao dịch diễn ra trên cùng một nền tảng dữ liệu. Từ lệnh giao hàng điện tử, thanh toán trực tuyến đến điều phối đội xe qua cổng tự động, mỗi phân hệ đều góp phần rút ngắn thời gian xử lý và tối ưu chi phí cho toàn chuỗi logistics.

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc chủ động số hóa doanh nghiệp và tham gia vào hệ sinh thái kết nối như ePort chính là bước đi chiến lược giúp các đơn vị nâng cao năng lực vận hành. 

Đăng ký tư vấn kết nối ePort ngay hôm nay để đội ngũ IRTECH khảo sát hiện trạng và đề xuất giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.