THỊ TRƯỜNG PHÂN PHỐI BÁN LẺ 2020 - 2021, ĐÂU LÀ HƯỚNG ĐI CHO DOANH NGHIỆP VIỆT?

Paperless hay Paperless Office (văn phòng không giấy) là cụm từ đang trở nên xu hướng của nhiều doanh nghiệp. Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp không ngại đầu tư khoản chi phí lớn để hiệu quả quy trình vận hành. Cùng tìm hiểu rõ hơn về khái niệm về paperless và giải pháp không giấy tờ của doanh nghiệp ngay bài viết dưới đây! 

1. Paperless là gì? 

Là thuật ngữ dùng chỉ quy trình làm việc nhưng không sử dụng giấy hay in ấn tài liệu truyền thống. Thay vào đó, quy trình tối ưu hóa thông qua các phương tiện điện tử như: ứng dụng quản lý tài liệu, hệ thống lưu trữ đám mây, chữ ký số…

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đang dần áp dụng mô hình văn phòng không giấy (Paperless Office) để hiện đại hóa trong cách thức quản lý nhân sự, lưu trữ hồ sơ, tài liệu . 

2. So sánh khác nhau giữa Paperless và Less – paper 

Khác với Paperless không sử dụng giấy mà dùng phương thức điện tử để quản lý công việc, thì Less – paper vẫn sử dụng giấy trong quy trình làm việc mỗi ngày nhưng giảm bớt giấy tờ hơn so với làm việc truyền thống. Trong bối cảnh hiện đại số, paperless đang trở thành giải pháp hiệu quả hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp khi bắt đầu chuyển mình áp dụng chuyển đổi số. 

Một ví dụ thực tế trong ngành kế toán, hóa đơn, chứng từ vẫn được gửi qua email nhưng vẫn in ra để lưu trữ thuộc về trường hợp less – paper. Ngược lại, nếu kế toán nhận hóa đơn, chứng từ và lưu trên hệ thống Cloud thì được xem là Paperless (quy trình từ nhận cho đến sao lưu giấy tờ không sử dụng giấy mà qua các phương tiện điện tử).

3. Vì sao paperless là giải pháp không giấy tờ của doanh nghiệp?

Không chỉ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin ở bất kỳ nơi đâu, paperless còn có ý nghĩa lớn trong vấn đề bảo vệ môi trường. Các lợi ích của văn phòng không giấy trong doanh nghiệp, hỗ trợ như:

3.1. Giải phóng lượng lớn không gian làm việc 

Ở phương pháp lưu trữ truyền thống trước đây, các doanh nghiệp sử dụng giấy để lưu trữ các thông tin dẫn đến một núi giấy tờ “chật kín” trên các tủ đựng hồ sơ, chiếm nhiều diện tích văn phòng làm việc. Triển khai mô hình văn phòng không giấy giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài liệu, thay thế hồ sơ giấy bằng hệ thống lưu trữ điện tử an toàn và dễ quản lý.

Nhờ đó, không gian làm việc trở nên gọn gàng, hiện đại hơn, đồng thời doanh nghiệp có thể tận dụng khu vực lưu trữ hồ sơ cũ cho các mục đích giá trị cao như mở rộng khu làm việc chung, phòng họp hoặc các tiện ích nội bộ. Điều này không chỉ tối ưu diện tích văn phòng mà còn cải thiện môi trường làm việc, nâng cao trải nghiệm và hiệu suất của nhân sự.

3.2. Hạn chế rủi ro thất thoát thông tin quan trọng

Hồ sơ giấy luôn đối mặt với nguy cơ thất lạc, hư hỏng do cháy nổ, ẩm mốc hoặc bị truy cập trái phép, gây gián đoạn hoạt động và khó kiểm soát thông tin. Trong khi đó, tài liệu điện tử giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu an toàn hơn nhờ phân quyền truy cập rõ ràng, mã hóa thông tin và theo dõi toàn bộ lịch sử thao tác của người dùng. Đặc biệt, dữ liệu số có thể dễ dàng sao lưu và khôi phục khi xảy ra sự cố, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

3.3. Tối ưu chi phí vận hành 

Khi chuyển sang mô hình paperless (không giấy tờ), doanh nghiệp có thể giảm từ 20–30% chi phí vận hành, nhờ cắt giảm chi phí in ấn, văn phòng phẩm, không gian lưu trữ và tối ưu nguồn lực xử lý tài liệu. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm ngân sách, vừa nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành lâu dài.

3.4. Gấp đôi hiệu suất làm việc

Thay vì mất nhiều thời gian tìm kiếm hồ sơ giấy trong tủ lưu trữ, ứng dụng văn phòng không giấy tờ giúp nhân viên truy cập tài liệu chỉ trong vài giây thông qua hệ thống tìm kiếm bằng từ khóa. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong công việc.

Đồng thời, quy trình phê duyệt nội bộ được rút ngắn đáng kể khi toàn bộ thao tác được thực hiện trên nền tảng điện tử. Người quản lý có thể tiếp nhận yêu cầu, trình ký và ký duyệt trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi không có mặt tại văn phòng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian chờ xử lý, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

4. Làm sao triển khai phương pháp văn phòng không giấy hiệu quả? 

Dù nhiều doanh nghiệp đã nhận thức rõ lợi ích của mô hình văn phòng không giấy tờ (paperless), nhưng trên thực tế không phải đơn vị nào cũng triển khai hiệu quả. Nguyên nhân cốt lõi nằm ở việc doanh nghiệp chưa sở hữu các công cụ phù hợp để số hóa đồng bộ quy trình làm việc và dữ liệu. Khi thiếu một giải pháp toàn diện, paperless chỉ dừng lại ở ý tưởng, khó tạo ra giá trị thực sự trong vận hành.

Để bắt đầu triển khai phương pháp này, doanh nghiệp không nên vội vàng cắt đột ngột hết tất cả quy trình “có sự tồn tại” của giấy, mà cần phải làm đúng lộ trình – đúng trọng tâm và đúng công cụ phù hợp cho doanh nghiệp. 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thống kê các quy trình đang sử dụng nhiều giấy, tiếp đến phân loại mức độ ưu tiên nên tối ưu quy trình nào trước để thí điểm. 

Thứ hai, chuẩn hóa dữ liệu giữa các phòng ban. Khi thống nhất dữ liệu các phòng ban với nhau, áp dụng chuyển đổi paperless không còn mất quá nhiều thời gian xử lý. 

Thứ ba, chuyển đổi số phù hợp. Doanh nghiệp cần có đội ngũ phân tích, hiểu được thực trạng doanh nghiệp cần làm gì khi triển khai chuyển đổi số hiệu quả. Song song đó, nhân sự cần được đào tạo từ cấp quản lý cao đến các cấp chuyên môn phụ trách để vận hành đồng nhất khi bắt đầu đưa hệ thống chuyển đổi số. 

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, mô hình văn phòng không giấy không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp. Việc áp dụng paperless giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành, giảm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng quản lý dữ liệu. Bắt đầu paperless ngay hôm nay để xây dựng một hệ thống vận hành linh hoạt, hiện đại và bền vững hơn.

Nếu doanh nghiệp của quý anh chị vẫn đang tìm kiếm giải pháp hiệu quả, tạo giá trị  hỗ trợ cho doanh nghiệp của mình với phương pháp paperless, liên hệ ngay với IRTECH để được tư vấn.