THỊ TRƯỜNG PHÂN PHỐI BÁN LẺ 2020 - 2021, ĐÂU LÀ HƯỚNG ĐI CHO DOANH NGHIỆP VIỆT?

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế cần tuân thủ theo quy định pháp luật về điều kiện áp dụng và trình tự thực hiện. Để giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, IRTECH sẽ chia sẻ chi tiết các bước thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được tạo lập, xử lý và lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, sử dụng trong quá trình mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Không giống như hóa đơn giấy truyền thống, HĐĐT được lập, ký số và gửi trực tiếp qua phần mềm, giúp đảm bảo tính pháp lý cũng như an toàn thông tin trong giao dịch.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hình thức HĐĐT có mã xác thực từ cơ quan thuế, được phát hành thông qua hệ thống tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử. Người mua có thể dễ dàng truy cập và tra cứu thông tin hóa đơn này, đồng thời dữ liệu sẽ được chuyển tự động đến cơ quan thuế theo đúng định dạng quy định.

Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và bảo quản hóa đơn.

• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, theo dõi và đối chiếu thông tin giao dịch.

• Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng yêu cầu bắt buộc sử dụng HĐĐT theo lộ trình của cơ quan thuế.

• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế gian lận, mất mát hóa đơn và các sai sót trong xử lý chứng từ.

2. Những điểm mới trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, điều chỉnh và bổ sung một số quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Một trong những điểm mới đáng chú ý là mở rộng đối tượng được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho tổ chức, cá nhân trong việc áp dụng HĐĐT.

• Các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí (không phải trả tiền dịch vụ), như cơ quan thuế hoặc đơn vị được giao quản lý, xử lý tài sản công theo quy định pháp luật, có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế ủy quyền.

• Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

• Trường hợp nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, nếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, nền tảng số hoặc dịch vụ khác và tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thì sẽ thực hiện đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử dành riêng cho nhà cung cấp nước ngoài của Tổng cục Thuế.

Đối chiếu thông tin khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Trong quá trình đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật và chủ doanh nghiệp với dữ liệu từ cơ sở quốc gia về dân cư và hệ thống xác thực điện tử. Sau đó, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận thông tin qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký trong hồ sơ thuế.

• Nếu phát hiện dấu hiệu rủi ro như người nộp thuế đã ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký, còn nợ thuế hoặc có vi phạm liên quan đến thuế và hóa đơn, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình hoặc thực hiện kiểm tra trực tiếp tại địa điểm kinh doanh.

3. Những điều cần chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử

3.1 Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:

• Chữ ký số hợp lệ: được cấp bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

• Hạ tầng công nghệ thông tin: đảm bảo kết nối thông suốt với hệ thống của cơ quan thuế và đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

• Phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm đạt chuẩn, có khả năng tích hợp và truyền nhận dữ liệu với Cổng thông tin của cơ quan thuế.

3.2 Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Khi đăng ký HĐĐT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT: Theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Mẫu hóa đơn điện tử: Do doanh nghiệp tự thiết kế hoặc sử dụng mẫu của nhà cung cấp phần mềm, có gắn logo và chữ ký số của doanh nghiệp.

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Quyết định ban hành và áp dụng hóa đơn điện tử, phù hợp với quy định pháp luật.

4. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử từ 01/06/2025

4.1. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập

• Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn. Tại đây, doanh nghiệp tiến hành khai báo các thông tin cần thiết trong Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm: tên đơn vị, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, thông tin người liên hệ (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email).

• Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

• Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ

• Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

• Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.

• Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

• Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
  
• Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

• Bước 9: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông

• Bước 10: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, 

Hệ thống Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ tự động thực hiện đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật. Việc đối chiếu này bao gồm dữ liệu sinh trắc học theo quy định của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử, dựa trên các nguồn dữ liệu sau:

– Thông tin đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế được so sánh với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

– Dữ liệu từ Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB) để thông báo kết quả chấp thuận hoặc không chấp thuận đăng ký hóa đơn điện tử:

– Nếu thông tin không trùng khớp, hệ thống sẽ gửi thông báo từ chối đăng ký và chỉ rõ những thông tin không chính xác, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo.

– Nếu thông tin chính xác, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện pháp luật hoặc chủ doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục đăng ký.

• Bước 11: Người nộp thuế xác nhận thông tin đăng ký

Người nộp thuế phải xác nhận thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu không xác nhận hoặc xác nhận không thành công đúng hạn, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo từ chối đăng ký hóa đơn điện tử.

Trường hợp xác nhận đúng hạn và không thuộc nhóm có rủi ro (như tạm ngừng hoạt động, nợ thuế, có vi phạm…), cơ quan thuế sẽ chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 1 ngày làm việc tiếp theo.

Nếu thuộc diện rủi ro, người nộp thuế sẽ nhận được yêu cầu bổ sung thông tin theo mẫu 01/TB-BSTT-NNT. Cơ quan thuế có thể tiến hành xác minh thực tế tại địa chỉ đăng ký. Người nộp thuế cần nộp giải trình trong vòng 2 ngày làm việc. Nếu được chấp thuận, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận. Ngược lại, nếu không giải trình hoặc giải trình không đạt, cơ quan thuế sẽ ra thông báo từ chối kèm lý do.

Ngoài ra, sau khi được chấp thuận sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần hủy các loại hóa đơn cũ (giấy và điện tử trước đó) và không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như trước.

Lưu ý dành cho doanh nghiệp:

– Khi đã được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tiến hành hủy toàn bộ hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ được phát hành theo quy định trước đây.

– Đồng thời, theo quy định mới, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế.

4.2. Trường hợp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cần cập nhật theo quy định:

• Nếu thay đổi liên quan đến người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu, phải thực hiện lại quy trình đăng ký như ban đầu.

• Các thay đổi khác sẽ được Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký.

• Sau khi hoàn tất, người nộp thuế cần gửi mẫu đăng ký thay đổi (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT. Trường hợp công ty mẹ muốn khai thác dữ liệu hóa đơn của chi nhánh, cần gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý theo mẫu tương tự.

4.3. Thủ tục đăng ký chuyển đổi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế và đã được chấp nhận (theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Phụ lục IB), nhưng chưa thực hiện cấu hình hạ tầng kỹ thuật hay kiểm thử kết nối, thì trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ điều kiện kỹ thuật và thông báo với Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hệ thống.

Tổng cục Thuế sẽ tiến hành kiểm thử trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đề nghị từ doanh nghiệp.

• Nếu kiểm thử thành công, doanh nghiệp sẽ chính thức được phép truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Ngược lại, nếu quá hạn 5 ngày mà doanh nghiệp không phản hồi hoặc kiểm thử không đạt yêu cầu, thì doanh nghiệp phải cập nhật lại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) và thực hiện truyền dữ liệu qua tổ chức trung gian được Tổng cục Thuế ủy quyền.

5. Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử là bao lâu?:

– Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Cơ quan thuế phản hồi trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp cần làm gì nếu bị từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử?:

– Doanh nghiệp cần chỉnh sửa thông tin theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ.

Có phải dùng phần mềm do cơ quan thuế chỉ định?:

– Không. Doanh nghiệp được chọn bất kỳ nhà cung cấp nào đáp ứng kết nối với hệ thống thuế. Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bước cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế hiện đại. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ điều kiện và thực hiện đúng thủ tục để đảm bảo triển khai thuận lợi, đúng luật.

Chung tôi công ty IRTECH sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả. Chúc quý doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính năm 2025!