Xử lý hoá đơn đầu ra tại công ty luôn là nỗi lo thường trực và chưa bao giờ dễ dàng với kế toán nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Công việc thủ công bằng tay cứ xoay vòng mỗi ngày, trải qua nhiều bước nhập thông tin lặp đi lặp lại, số lượng cần xử lý phải lên đến hàng trăm hàng ngàn hóa đơn, khiến tiến độ công việc chậm chạp và dễ sai sót….Vậy làm cách nào để phòng ban kế toán có thể làm việc thông minh, năng suất và hiệu quả hơn? Hãy cùng IRTECH đi tìm câu trả lời cho bài toán hoá đơn đầu ra khó nhằn này nhé!

IRBOT XUẤT HOÁ ĐƠN – KẾ TOÁN BỚT ‘NẶNG GÁNH’

IRBOT xuất hoá đơn là gì?

IRBOT – Tự động hóa quy trình công nghệ RPA là nhân sự ảo giúp thực hiện nghiệp vụ có quy trình, lặp đi lặp lại… từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc, và nhân sự tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao.

IRBOT xuất hoá đơn tự động là phần mềm hỗ trợ kế toán xuất hoá đơn cho những nghiệp vụ thực hiện bán hàng nhiều, khối lượng hóa đơn xuất ra lớn. Đặc biệt có thể import tự động vào các phần mềm kế toán. Giúp kế toán giảm bớt công việc thủ công, tập trung năng suất vào các hoạt động khác. Chuẩn hóa và tối ưu quy trình đối soát hóa đơn cho bộ phận kế toán. Đóng góp mạnh mẽ vào quá trình thực hiện chuyển đổi số của các doanh nghiệp.

Xem thêm: IRBOT tối ưu phương thức hoạt động trong quản lý của HUEWACO

Tại sao doanh nghiệp Việt nên ứng dụng IRBOT xuất hoá đơn vào quy trình nghiệp vụ kế toán?

1. Tính ứng dụng nhanh, không cần đầu tư hạ tầng công nghệ

Một nỗi lo chung thường bắt gặp khi nhiều doanh nghiệp đang đắn đo ứng dụng công nghệ thông minh là phải đầu tư cơ sở hạ tầng cho công ty của mình phải thật mạnh, thật xịn. Nhưng với giải pháp IRBOT tự động hóa, doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống máy chủ vẫn có thể ứng dụng ngay. Thời gian thiết lập IRBOT cho thuê nhanh chóng, mà không cần xây dựng kịch bản, hay hệ thống vận hành.

2. Hiệu quả ứng dụng cao

IRBOT – trợ lý ảo hỗ trợ kế toán bớt việc, tập trung vào các hoạt động chính mang lại giá trị cao, với những hiệu quả:

• Giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu: 90% thao tác được xử lý tự động, rút ngắn thời gian chỉ còn 1/3 so với lúc trước

• Tự động đồng bộ dữ liệu lên các phần mềm xuất hóa đơn: Đồng bộ dữ liệu lên phần mềm ERP chuẩn hóa đơn đầu vào được nhận dạng và xử lý một cách tự động, giúp tăng độ chính xác, kiểm soát được tính hợp pháp của hóa đơn.

• Hoạt động liên tục 24/7/365, không nghỉ phép: IRBOT – một robot phần mềm không bao giờ ngủ, có thể làm việc liên tục

• Độ chính xác lên đến 100%; Giảm chi phí nhân sự: Góp phần giảm bớt thời gian làm việc của nhân sự, bên cạnh đó giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu, lưu trữ thông tin. Do đó giúp giảm chi phí nhân sự nhưng vẫn nâng cao hiệu suất công việc cho doanh nghiệp

Thống kê cho thấy Công ty Vạn Thành ngành hàng phân phối khi ứng dụng giải pháp IRBOT tự động hóa đã giúp xử lý 3.000 đơn hàng mỗi ngày, rút ngắn thời gian giao hàng xuống còn 4 giờ, giúp nâng cao năng suất vượt trội. 

3. Dễ dàng linh hoạt ứng dụng

IRBOT hỗ trợ nghiệp vụ xuất hóa đơn tự động và đồng bộ thông tin lên nhiều phần mềm kế toán như: Fast, Misa, Bravo…Ngoài ra, IRBOT làm việc trên đa nền tảng và ứng dụng đa ngành, đa lĩnh vực như: Kế toán, tài chính, phân phối bán lẻ, ngân hàng, logistics, quản lý, sản xuất,…Có rất nhiều quy trình, tác vụ cũng như lĩnh vực ngành nghề khai thác được lợi ích từ việc ứng dụng tự động hoá RPA. Vì thế các doanh nghiệp đừng ngần ngại trong việc nghiên cứu, tìm kiếm và áp dụng triển khai tự động hoá RPA

Câu chuyện xuất hoá đơn tự động tại cửa hàng BQ

Vào năm 2005, thương hiệu BQ được ra đời tại thành phố Đà Nẵng, nhanh chóng nhận được lòng tin yêu của khách hàng và trở thành một trong những thương hiệu thời trang công sở được yêu thích nhất. Ngày nay, BQ đã nỗ lực không ngừng để cải tiến, phát triển và mở rộng hệ thống phân phối với 5 cửa hàng giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm tại Đà Nẵng, trên 200 cửa hàng, đại lý, hệ thống siêu thị Big C, Coopmart trên toàn quốc.

Xem thêm: Giày BQ – Hành trình số hoá số hóa bán hàng của thương hiệu Việt

Làm việc với nhiều đại lý cửa hàng, số lượng sản phẩm và đơn đặt hàng mỗi ngày rất lớn. Công việc của phòng kế toán phải nhập liệu thủ công hàng trăm hóa đơn xuất ra xuất vào hằng ngày. Đồng thời phải nhập đồng bộ dữ liệu lên hệ thống MISA và BRAVO. Trải qua nhiều công đoạn thủ công, lặp đi lặp lại đã ngốn phần lớn thời gian và công sức một ngày của nhân sự. Hiểu rõ những khó khăn mà BQ gặp phải, IRTECH tư vấn và demo giải pháp IRBOT xuất hoá đơn tự động hóa quy trình giải quyết tối đa những vấn đề doanh nghiệp BQ đang gặp phải.

Lựa chọn IRBOT xuất hoá đơn tự động, tại sao không?

Trước khi áp dụng IRBOT tự động hóa, BQ có số lượng sản phẩm và đơn đặt hàng mỗi ngày rất lớn, để thực hiện nhập đồng bộ dữ liệu lên hệ thống MISA và BRAVO cần tốn rất nhiều thời gian và công sức

• Đầu tiên kế toán phải lấy thông tin từ hệ thống bán hàng, xử lý và điền vào file excel theo đúng định dạng của BRAVO và MISA

• Tiếp theo kế toán nhập file đúng định dạng lên BRAVO, hệ thống BRAVO tự động tạo các hoá đơn bán hàng (nhưng chưa có Số hoá đơn)

• Sau đó, kế toán lại phải nhập file đúng định dạng của MISA, hệ thống MISA tự động hoá Tạo các hoá đơn điện tử. Kế toán thực hiện kiểm tra và ký chữ ký điện tử. Lúc này hệ thống sẽ tạo ra Số Hóa đơn cho các hóa đơn đã được ký

• Cuối cùng, Kế toán lấy Số Hóa đơn vừa được tạo ở MISA và cập nhật vào hóa đơn tương ứng ở BRAVO

Một quy trình thủ công, tốn nhiều thời gian, lặp đi lặp lại hàng ngày và rất dễ gặp lỗi sai sót trong quá trình nhập liệu. Với kế toán, nhập hàng trăm dữ liệu hoá đơn mệt 1 thì ngồi đối chiếu sổ sách, hóa đơn để tìm lại lỗi sai còn mệt gấp 10 lần.

Sau một thời gian ứng dụng IRBOT xuất hoá đơn tự động, BQ đã có những tiến triển nổi bật như:

• Tổng 90% hóa đơn bán hàng được nhận dạng và xử lý một cách tự động, giúp tăng độ chính xác, kiểm soát được tính hợp pháp của hóa đơn

• Giải quyết được quy trình vận hành một cách tự động với khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc

• Ngoài ra còn giảm thiểu sai sót không đáng có nhờ khả năng tự động hóa 100% các quy trình

• Tiết kiệm đến 25% thời gian và chi phí về nhân sự cùng các chi phí khác của doanh nghiệp

Phần mềm IRBOT tự động hóa RPA là một công nghệ tự động hóa quy trình thực hiện những thao tác như của con người trong các hệ thống phần mềm để thực hiện các quy trình nghiệp vụ. Những Robot này thậm chí có thể hoạt động liên tục 24h/7 ngày, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc. Đây là giải pháp phù hợp cho vấn đề mà BQ đang gặp phải.

Từ những kết quả ứng dụng trên, IRTECH Việt Nam hi vọng sẽ có thể đồng hành cùng BQ và nhiều những doanh nghiệp khác giải quyết các khó khăn và hỗ trợ doanh nghiệp từ bước số hóa, chuyển đổi số trong xu thế công nghệ. Nếu bạn muốn tìm lời giải cho bài toán của doanh nghiệp đang gặp phải, liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ tư vấn chi tiết và nhận demo miễn phí!