Trong thời đại công nghệ 4.0, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang chần chừ chưa chuyển đổi số cho bộ phận kế toán, vẫn duy trì cách làm việc truyền thống vì cho rằng chuyển đổi số là tốn kém hoặc không biết nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu. Trong bài viết này, IRTECH sẽ chia sẻ với anh chị kế toán và chủ doanh nghiệp những phương thức cực kì đơn giản để chuyển đổi số cho bộ phận kế toán.

Chuyển đổi số là gì?

Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số. Nói một cách dễ hiểu, chuyển đổi số là việc tích hợp, áp dụng công nghệ số vào mọi hoạt động của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới.

Ở nước ta, khi nhắc tới chuyển đổi số, nhiều người thường nhầm lẫn với việc số hoá. Tuy nhiên, số hoá chỉ là một phần của chuyển đổi số. Chuyển đổi số có thể được thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chuyển đổi số có thể bắt đầu từ việc ứng dụng các công cụ, phần mềm công nghệ thông tin vào các hoạt động thường ngày, như sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng,… Đối với các doanh nghiệp lớn, chuyển đổi số có thể bao gồm việc xây dựng các nền tảng công nghệ số, như hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP), hệ thống phân tích dữ liệu (BI),…

Xem thêm: 3 cấp độ chuyển đổi số ngành dịch vụ kế toán

Bộ phận kế toán nên thực hiện chuyển đổi số như thế nào?

Đối với bộ phận kế toán, do công việc mang tính chất đặc thù cần làm việc với tài liệu, giấy tờ nhiều nên quá trình chuyển đổi số cũng có những khác biệt. Dưới đây là một số gợi ý tới anh chị kế toán và chủ doanh nghiệp khi ứng dụng chuyển đổi số với bộ phận kế toán:

1. Số hoá và lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây

Thay vì lưu trữ văn thư, sổ sách kế toán trên sổ ghi như trước đây, doanh nghiệp có thể bắt đầu số hóa tài liệu sang định dạng văn bản lưu trữ trên máy tính, trên server đám mây của doanh nghiệp.

Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu tốt hơn, dễ dàng tra cứu tài liệu hơn so với trước đây:

Bảo vệ dữ liệu tốt hơn: Tài liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây sẽ được sao lưu nhiều bản, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các sự cố như cháy nổ, mất cắp,…

Dễ dàng tra cứu tài liệu: Tài liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây có thể được truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, giúp kế toán dễ dàng tra cứu tài liệu khi cần thiết.

Tăng năng suất, hiệu quả hoạt động: Việc số hóa tài liệu giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức cho các công việc như nhập liệu, lưu trữ, tìm kiếm tài liệu.

Giảm chi phí: Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, lưu trữ tài liệu.

Để số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, ABBYY FineReader,…Sau khi số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây. Hiện nay, có nhiều nền tảng đám mây phổ biến như Google Drive, OneDrive, Dropbox,…

Khi lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu.

Xem thêm: Ứng dụng công nghệ để chuyển đổi văn phòng không giấy

2. Tự động hóa quy trình kế toán

Sử dụng các công nghệ tự động hóa RPA trong chuyển đổi số bộ phận kế toán để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như: nhập dữ liệu, xử lý hoá đơn, hay tạo báo cáo tự động,…Các công nghệ tự động hóa RPA (Robotic Process Automation) hoặc các tính năng tự động hóa trong phần mềm kế toán có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho phòng ban kế toán.

Công nghệ tự động hóa RPA có thể giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian: Các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý hóa đơn, hay tạo báo cáo có thể được tự động hóa, giúp kế toán tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.

Giảm thiểu sai sót: Các quy trình tự động hóa được lập trình chặt chẽ, giúp giảm thiểu sai sót trong công việc kế toán.Nâng cao hiệu quả: Việc tự động hóa quy trình kế toán giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động, tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn.

Xem thêm: IRBOT robot ảo tự động hóa quy trình RPA

Sử dụng bộ giải pháp chuyển đổi số dành riêng cho kế toán

Nhằm nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán, IRTECH đã nghiên cứu và phát triển bộ giải pháp phần mềm giúp chuyển đổi số phòng ban kế toán doanh nghiệp hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm. Thay vì làm việc theo phương thức cũ, phải giải quyết nhiều giấy tờ và sổ sách với thời gian rườm rà, anh chị đã có thể:

• Xử lý hóa đơn đầu vào tự động: Các doanh nghiệp có thể giảm tới 90% nghiệp vụ thủ công với Auto Invoice để tự động xử lý hóa đơn đầu vào. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, cung cấp các tính năng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

• Xuất hóa đơn nhanh hơn với IRBOT: IRBOT là giải pháp trợ lý ảo công nghệ tự động hóa RPA thực hiện nghiệp vụ có quy trình, lặp đi lặp lại. Giúp anh/chị kế toán xuất hóa đơn tự động với số lượng lớn mà không bị sai sót.

• Nhập và đồng bộ dữ liệu tự động với IRBOT: Một giải pháp hỗ trợ anh/chị kế toán nhập và đồng bộ hoá đơn tự động lên phần mềm kế toán. IRBOT có thể đồng bộ được với tất cả các phần mềm kế toán và hoạt động liên tục 24/7/365.

IRTECH là một trong những nhà cung cấp các giải pháp thông minh trên thị trường. Quý doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về chuyển đổi số bộ phận kế toán hoặc các sản phẩm công nghệ tự động hóa RPA thông minh, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn để được hỗ trợ tư vấn 1:1 hoàn toàn miễn phí.